KRZN: Kommunale IT – von Mensch zu Mensch

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Bandbreitenschonung bei der Nutzung von Webkonferenzsystemen

Aufgrund der aktuell sehr starken Nutzung von Heimarbeitsplatz zur Vermeidung von Ansteckungen (#flattenthecurve) boomen Webkonferenzsysteme. Im KRZN (intern) haben wir derzeit GoToMeeting im Einsatz, dass neben der „normalen“ Konferenz (Audio/Video) auch die Bildschirmübertragung, das Aufzeichnen der Gespräche etc. ermöglicht.

Da derzeit auch die Netzwerkanschlüsse weltweit und besonders der KRZN-Anschluss trotz möglicher Anpassungsmaßnahmen stark belastet sind, sollten diese Systeme nur dann eingesetzt werden, wenn notwendig. Dazu gibt es hier von mir einige Tipps (schreibe ich gerne lfd. fort) um besonders den KRZN-Netzanschluss zu „schonen“:

1. Verzichten Sie – wenn möglich – auf die Videofunktion, wenn Sprache reicht.
2. Melden Sie sich am Meeting – wenn möglich – nicht über die VPN-Verbindung zum KRZN an.
   Die GoToMeeting Server stehen nicht im KRZN: Alle Konferenzteilnehmer, die also z.B. keine Bildschirmübertragungen von KRZN-Systemen machen müssen (also nur per Sprache und notfalls Video zugeschaltet sind) können entweder über ein Zweitgerät (Smartphone, Tablet oder Privat-PC) parallel an der Konferenz teilnehmen. Weiterer Vorteil: Der Dienstrechner bleibt dabei für parallele Aktivitäten frei.
3. Die Bandbreite der GoToMeeting-Server ist derzeit ebenfalls stark beansprucht. Da das System hauptsächlich im Nordamerika genutzt wird, empfiehlt sich die Konferenzschalte für Europäer am Vormittag.
4. Wenn eine reine Audiokonferenz genügt, bitte über die Telefonanlage umsetzen: Unsere Cisco-Jabber-Clients ermöglichen eine Konferenzschalte bis zu 8 Telefonteilnehmern.
5. Gruppenchats (per Sametime) sind eine sehr gute Alternative!

Dazu sammeln wir hier von den Kolleginnen und Kollegen (Danke für den Aufschlag an Charly 🙂 ) einige (organisatorische) Praxistipps ein:

1. Wenn eine Person etwas mit einer anderen Person besprechen will, kann man das Telefon nehmen.
2. Ab der dritten Person kann man einen Gruppenchat (Sametime) aufmachen.
3. Jeder Gruppenchat ist themenbezogen. Wenn man mit unterschiedlichen oder gleichen Personen ein anderes Thema diskutiert, macht man den zweiten Chat auf. Warum? Weil es dann sehr einfach ist eine dritte oder vierte Person dazu zu holen und dabei im Kontext zu bleiben.
4. Bei einer Telko/Konferenz mit mehr als 4 Personen sollte besondere Diskussionsdisziplin herrschen: Der Moderator erteilt das Wort!

Ich vermute, diese Tipps nutzen auch unseren Kommunen, die mit ggf. selbstorganisierten – ähnlichen – Konferenzsysteme arbeiten. Es wäre hilfreich, wenn alle im Verband auch die Hinweise zur „Schonung“ der KRZN-VPN-Verbindung berücksichtigen.

Die Konferenzsoftware wurde – sofern nicht schon selber installiert – für KRZN-Mitarbeitende über OPSI verteilt (nach der SW-Verteilung muss der PC einmal durchgebootet werden). Wer KRZN-intern Fragen hat meldet sich bitte bei den bekannten KRZN-Ansprechpartnern: Wir helfen gerne!

Bisherige Erkenntnisse kurz zusammengefasst:
Kamera aus -VPN durch Parallel-HW-Nutzung vermeiden – Vormittags nutzen – Alternativ: Telko über die Telefonanlage nutzen – Alternativ: Sametime-Chat schont Bandbreite

Wer weitere Tipps hat, bitte melden – die nehmen wir gerne hier auf!

Bleibt gesund!

Autor: Ernst Mayer
Kategorien: Tipps und Tricks - 20.03.2020 um 9.19 Uhr