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Dynamische QR-Codes im MS-Office Word Serienbrief (Mac/Windows)

Für ein Projekt im KRZN-Verbandsgebiet wurde voruntersucht, wie dynamische QR-Codes in einen Serienbrief eingesteuert werden können. Hierbei sollen z.B. Referenznummern oder weitere Daten aus einem Datensatz so auf dem Anschreiben erscheinen, dass ein späteres Einscannen fehlertolerant möglich ist.

Als Datenquelle habe ich folgende Excel-Tabelle verwendet:

Excel-Datenquelle, man beachte die Formel im Formelfeld

Folgende Ausgabe wird (beispielhaft) in Word erwartet:

Muster des fertigen Serienbriefs (Einzelseite)

Klingt einfach, allerdings stellten sich die unterschiedlichen Word-Versionen ziemlich zickig an. Folgende Lösungsansätze boten sich an

Lösungsansatz {DISPLAYBARCODE}

Falls es funktioniert, ist das hier die einfache Variante. Dieser Befehl ist allerdings erst ab Office 2013 verfügbar. Er funktioniert derzeit nur unter Windows; Office for Mac 2011 und auch die Beta von Office for Mac 2015/2016 hat das Kommando (bisher) wohl nicht implementiert.

Um den Barcode im Seriendruckdokument zu konfigurieren reicht folgender Befehl:

{ DISPLAYBARCODE { MERGEFIELD Nummer_Text } QR \q 3
(wobei „Nummer_Text“ das entsprechende Feld aus der Excel-Tabelle ist)
Der Parameter QR steht dabei für 2D-Barcode und das „\q 3“ für die höchste Fehlertoleranz

Um die nach dem Mischen notwendige Darstellung zu erreichen, verweise ich auf den im 2. Lösungsansatz beschriebenen Funktionstastenwahnsinn.

Lösungsansatz {INCLUDEIMAGE}

Dieser Lösungsansatz ist etwas komplizierter, aber auch auf mit mehr Versionen kompatibel. Der Befehl ist schon mit Office 2010 verfügbar, funktionierte in Verbindung mit dem ergänzend notwendigen {HYPERLINK}-Kommando aber leider nicht unter Office for Mac 2011. Mit der Beta von Office for Mac 2015/2016 konnten brauchbare Ergebnisse erzielt werden).

Um den QR-Code zu generieren kann z.B. auf die API im KRZN zurückgegriffen werden. Sie (inkl. einer kleinen Hilfe) ist unter http://qrapi.krzn.de/ erreichbar. Eine Umsetzung mit der Google-QR-Code-API (siehe auch http://blog.egovernment.krzn.de/qr-codes-dynamisch-in-der-egovernment-suite-einbinden/) ist natürlich ebenfalls möglich.

Mit folgender Schritt für Schritt Anleitung besteht eine gewisse Erfolgsaussicht:

Erzeugen des Seriendruck-Trägerdokuments (Zuvor hat man idealerweise ein Serienbrief (Sendung) erstellt und die passende Excel-Tabelle (s.o.) als Datenquelle verknüpft.

Mit der entsprechenden Funktion das gemischte Dokument erzeugen.

Wir wählen aus, dass wir „einzelne Dokumente bearbeiten“ wollen.

Das Zwischenergebnis sieht noch etwas enttäuschend aus. Zur Berechnung der QR-Codes müssen alle Formeln einmal neu berechnet werden.

Hier fängt der Mac-Funktionstasten-Wahnsinn an. Alles markieren mit „cmd + a“. Danach wird das Dokument neu mit „fn + F9“ berechnet (F9 auf dem Mac ist i.d.R. die Fast-Forward-Taste).

Jetzt noch in die Normalansicht zurückschalten. Die Tastenkombination „fn + alt + F9“ macht’s möglich. Fertig!

Falls jemand noch Anregungen zur Vereinfachung oder Verbesserung hat, immer her damit (Wir haben eine Kommentarfunktion im Blog!)

Für ältere Word-Versionen (Office for Mac 2011 und jünger; Office for Windows 2007 und jünger) habe ich nur Hinweise auf externe, ggf. käuflich erwebbare PlugIns für Word gefunden. „Out-Of-The-Box“ scheint eine Umsetzung damit nicht möglich zu sein.

Autor: Ernst Mayer
Kategorien: Allgemein, MS-Office, Office-Programme, Tipps und Tricks - Tags: MacOSX, MSOffice, QRCode, Serienbrief, Tipp — 08.07.2015 um 18.07 Uhr