KRZN: Kommunale IT – von Mensch zu Mensch

Im heutigen Teil meines Rückblicks geht es um Dokumentenmanagement (ja, das ist immer noch in und wird es wohl auch noch lange bleiben), Workflows/Prozessautomation und die kommunalen Internetpräsenzen  im Verband. Auch unsere Archivsystemlandschaft hat in 2010 wieder einige Erweiterungen erfahren, die nicht unerwähnt bleiben:

Workflows und Prozessautomation

Es muss nicht gleich ein kaum stemmbares und großes BPMS (Business Process Modelling System) Projekt sein, um die behördeninternen Prozesse zu optimieren und technisch zu unterstützen. Bislang hießen die Systeme „Workflow-Anwendungen“ und wurden gerade im letzten Jahr mit Vereinheitlichung der eGovernment-Suite deutlich stärker im Verbandsgebiet genutzt. Bei vielen Anwendern entstanden Lösungen, die auch untereinander ausgetauscht bzw. in jeweils anderen Verwaltungen angepasst und eingesetzt werden können. Die Verbindung von Webdiensten und interner Arbeitsunterstützung wurde auch durch die Nutzung weiterer Dienste (eCash, Formularserver, VPS / Signatur / Verschlüsselung, ESB (Enterprise Service Bus usw.) einfacher und umfänglicher möglich. Kollege Schirpenbach wird in der nächsten Zeit wieder neue Workflow-Anwendungen in diesem Blog präsentieren; regelmäßiges Vorbeischauen lohnt sich also)

2010, das Jahr des Dokumentenmanagements?

Ein bisschen reißerisch klingt das schon, sind wir doch im Jahr 2000 damit angetreten um in wenigen Jahren einen flächendeckenden DMS Einsatz mit unserem (damaligen) ebüro zu realisieren. Etwas ernüchtert mussten wir feststellen, dass die Einführung weniger technisch problematisch ist, sondern vor allem organisatorische Hürden einer Flächendeckung im Weg stehen.

In 2010 stand aber fast allen Anwendern – getrieben durch die EU-DLR und die zahlreichen neuen Workflow-Anwendungen – plötzlich auch eine betriebsbereite (technisch vollständige und organisatorisch schon mal etwas vorbereitete) DMS Suite quasi automatisch zur Verfügung und einige Nutzer bemerkten das Potential, das in diesem System schlummert. Und so kam es ganz automatisch zu einer starken Abnahme der DMS Funktionen in vielen Projekten und Abteilungen unserer Verbandsanwender. Spezielle Projektplanungen zur flächendeckenden und strukturierten Einführung lassen erahnen, dass zwar immer noch viel organisatorischer Aufwand in einem DMS-Projekt steckt, der Nutzungsgrad aber gerade durch steigende Digitalisierung und Workflow-Automation weiter steigen wird.

Webpräsenzen und Kommunalportale im Verbandsgebiet

Auch in 2010 wurde fleißig weiter an neuen, relaunchten und verbesserten Internetpräsenzen gearbeitet. Die Grefrather Umsetzung wurde sogar in die Nominierung zur BIENE aufgenommen; zugestochen haben die Preisträger aber leider diesmal nicht.

Ein Schwerpunkt bei den Erweiterungen lag aber auf Hinzufügen interaktiver Funktionen, Nutzung von Eingaben über Formularserver und die integrierte Weiterbearbeitung in internen Systemen. Eben das, was eGovernment ausmacht.

Weitere Funktionen wie die Integration der Verwaltungssuchmaschine, Anzeige von interaktiven und kontextbezogenen Kartenmaterial und umfangreiche Behördenwegweiser haben viele Webpräsenzen deutlich benutzerfreundlicher und informativer werden lassen. Wie auch die stetig steigenden Zugriffzahlen auf unsere kommunalen Portale zeigen,  etablieren sich diese immer stärker als zentrale Anlaufstelle der Verwaltung

Erweiterungen der Archivsystemumgebung

Das Archivsystem ist Teil der Kern-eGovernment-Infrastruktur des KRZN. Wir setzen das System Saperion seit 2010 nun mit speziellen Langzeit Festplattenspeichern ein (EMC Centera), was uns im Vergleich zur vorherigen Speichertechnik (Jukeboxen mit MO-Datenträgern) einen deutlichen Stabilitäts-, Performance- und Kapazitätsgewinn verschafft hat. Archivsystemanwendungen sind akzeptiert wie nie zuvor, die Zahl der Anbindungen wächst stetig. Neben den über die Verbandsgremien bereitgestellten Standardverfahren und die jeweilige Integration gibt es auch zahlreiche Individualprojekte um „das kleine revisionssichere Archiv nebenan“ umzusetzen.

Mein Lieblingsprojekt – Gehaltsstreifen Online – bei dem es darum geht die im Saperion-Archiv gespeicherten Gehaltsstreifen direkt der Mitarbeiterin / dem Mitarbeiter im Intranet elektronisch verfügbar zu machen wurde ebenfalls in 2010 als Prototyp entwickelt und wird in den nächsten Wochen (hier beginnt dann der fließende Übergang in den Ausblick 2011) produktionsreif zur Verfügung stehen. In dieser Anwendung werden alle aktuellen eGovernment Techniken (Webservices, Portaltechniken, Archivsystem) ideal miteinander verknüpft, um einen benutzerfreundlichen und kontextbezogenen Zugang zu Informationen zu ermöglichen.

Der nächste (und letzte) Teil des Jahresrückblicks wird sich dem neuen Personalausweis, meiner Wahrnehmung von De-Mail und E-Postbrief, dem Projekt „elektronisches Bezahlen“ und der Entwicklung der iPhone-Applikation „Moers Direkt“ widmen.