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Formularserver Release 4.24.0 mit wichtigen Änderungen aufgrund EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Heute wurde kurzfristig auf den produktiven Formularservern des KRZN das Release 4.24.0 eingespielt. Dieses Release enthält eine wichtige Anpassung für PDF-Formulare und Ausfüllassistenten. Aufgrund der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist es notwendig über eine Vorschaltseite Detailinformationen zum Thema Datensicherheit zu veröffentlichen.

Ab sofort wird standardmäßig allen Formularen und Assistenten eine Informationsseite vorgeschalten welche Detailinformationen zum Thema Datensicherheit zusammenfassen soll. Der aktuell definierte Text wurde von der Firma Form-Solutions für alle Mandanten auf dem Formularerver vordefiniert.

Details zum Release 4.24.0 entnehmen Sie hier:

https://wiki.form-solutions.de/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/

Individuelle Texte

Die Informationsseite kann aktuell nur Pro veröffentlichtes PDF-Formular oder Assistent individuell ausgestaltet werden. Eine Anleitung finden Sie in der Onlinehilfe des Formularservers:

https://wiki.form-solutions.de/wiki/docwiki/view/Main/14_Datenschutz/

Es soll seitens Form-Solutions ein weiteres Update folgen über welches eine Mandantenweite Standardseite individuell gestaltet werden kann. So das Individuelle, Verwaltungseigene Anpassungen, wie zum Beispiel die Nennung der zuständigen Datenschutzbeauftragten oder eine detaillierte Beschreibung der Form der Datenverabeitung speziell für Ihre Verwaltung, beziehungsweise speziell zu diesem Formular, möglich sein wird. Wann das Update zur Verfügung steht und eingespielt werden kann ist derzeit unbekannt.

Was ist mit der Konfiguration von PDF-Formularen in der eSuite?

PDF Formulare werden schon immer bei eSuite Benutzern nicht auf dem Formularserver veröffentlicht. Die Konfiguration und Veröffentlichung erfolgt in der eSuite in der Datenbank Formular-Konfiguration über sogenannte URL-Parameter. Die Konfiguration erfolgt über Optionsschaltflächen. Hier ist eine Erweiterung der aktuellen Version der eGovernment-Suite notwendig.

Die notwendige Anpassung erfolgt mit Version 3.2.6. welche in frühestens 3 Wochen allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden kann. Die folgende Anpassung wird in der eSuite vorgenommen:

Entwurf der Konfiguration der Einwilligungserklärung

In den Formularkonfigurationen, der einzelnen PDF-Formulare, wird es möglich sein mit den gewohnten Konfigurationselementen zu definieren das:

• Keine Einwilligungserklärung
• Nur die Einwilligungserklärung
  oder
• Die Einwilligungserklärung mit Checkbox

vor dem Aufruf des PDF-Formulars angezeigt werden. Da die wenigsten PDF-Formulare gesendet werden, wird die Option bei der Aktualisierung der eGovernment-Suite standardmäßig auf „ohne“ gestellt werden. So ist weiterhin das anbieten des PDF`s als Druckformular möglich, ohne das vorher der Hinweis zum Datenschutz erfolgt.

Wünschen Sie für PDF-Formulare, welche gesendet werden, die Datenschutzerklärung, so können Sie diese einfach und unkompliziert einblenden indem Sie die Option „Einwilligungserklärung – nur Anzeige“ oder „Einwilligungserklärung – mit Checkbox“ aktivieren. Die Konfiguration wird nach dem Speichern (und Replizieren) sofort wirksam.

Wichtig: Eine individuelle Datenschutzerklärung ist für PDF-Formulare nicht möglich. Hintergrund: Die in der eSuite gewählte Konfiguration über sogenannte URL-Parameter läßt das nicht zu.

Was ist mit der Konfiguration von Ausfüllassistenten in der eSuite?

Ausfüllassistenten werden auf dem Formularserver veröffentlicht und administriert. Bei bereits veröffentlichten Assistenten die in der eSuite eingebunden sind passen Sie die Konfiguration an indem Sie die Veröffentlichung neu vornehmen. Im Rahmen dieser Veröffentlichung können Sie die Datenschutzerklärung anpassen. Auch die Vergabe einer individuellen Erklärung ist hier möglich.

https://wiki.form-solutions.de/wiki/docwiki/view/Main/14_Datenschutz/

Beachten Sie:
Es wird möglich sein eine Allgemeine Erklärung für alle Dokumente zu definieren. Sie müssen dann nicht in jedem einzelnen Assistenten die Erklärung editieren. Der Veröffentlichungstermin für diese Erweiterung ist jedoch unbekannt.

Autor: Jenny Holland
Kategorien: CMS, Datenschutz, eGovernment, eGovernment-Suite, Formularserver - Tags: CMS, Datenschutz, eGovernment Suite, Formularserver — 09.05.2018 um 13.06 Uhr