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Geburtstage: Anzeige auf iPad und Lotus Notes Client

Eine Funktion, die bislang niemand vermisst hat, wird mittlerweile durch die Verbreitung von iPads immer häufiger nachgefragt: Die Anzeige von Geburtstagen von eigenen Kontakten im Lotus Notes Kalender.

Die Kalenderansicht bietet standardmäßig keine Anzeige der Geburtstage aus den Kontakten. Intelligenterweise wird das Feld Geburtstag in den Kontakten beim Lotus Notes Client auch gar nicht erst zur Bearbeitung angezeigt, sofern es nicht gefüllt ist. Somit vermisst man auch erst mal keine Funktionalität. Geburtstage trägt der versierte Notes-User einfach als (wiederkehrenden) Termin oder als Erinnerung in den Kalender ein. Fertig.

Pflege Kontakte mit Notes: Geburtsdatum wird nicht angezeigt

Jetzt kommt das iPad ins Spiel: Die auf das Tablet per Lotus Traveler synchronisierten Kontakte ermöglichen plötzlich das Eintragen von Geburtstagsinformationen. Und diese können sogar im Kalender des iPads angezeigt werden. Und diese Daten werden dann auch noch in die Kontakt-Datenbank vom Domino/Notes zurück repliziert. Und können jetzt sogar im Notes-Client bearbeitet werden. Was liegt da näher als der Wunsch, diese Daten jetzt auch im Notes-Client in der Kalenderansicht  sehen zu wollen.

Pflege Kontakte mit Notes: Geburtsdatum

Das ist aber leider gar nicht so einfach, wenn man hier ein standardisiertes Vorgehen haben möchte. Ich fasse also mal zusammen:

Die Ausgangslage:

1. Geburtstagsdaten werden auf dem iPad in den Komtakten gepflegt.

2. Dadurch werden diese Daten auch im Notes im (persönlichen) Namens- ind Adressbuch sichtbar und können von dort weiter gepflegt werden.
3. Die Geburtstage werden auf dem iPad im Kalender angezeigt, nicht jedoch im Notes-Kalender.

Die Anforderung:

Die Geburtstage sollen auch im Notes-Kalender angezeigt werden.

Folgenden Lösungsansätze bieten sich an:

A) Mit Notes Bordmitteln ist ohne Programmierung / Anpassung der Notes-Seitig gelieferten Schablonen und Scripte mir derzeit keine Umsetzungsmöglichkeit bekannt.
Sofern man seine Geburtstage in einer (anderen) Kalender-Webanwendung bereits gepflegt hat (z.B. GMAIL) könnte man diesen Kalender im Notes zusätzlich visualisieren. Das hat aber grds. erst mal nichts mit den Kontakten auf dem iPad zu tun und ist nicht Grundlage der weiteren Überlegungen.

B) Über eine zusätzliche (zu programmierende) Ansicht im persönlichen Namens- und Adressbuch kann über einen Kalenderfeed eine Anzeige der Geburtstage auch im Notes-Kalender erzeugt werden.
Vorteil: Begrenzter Eingriff in den Notes Standard, dadurch vglw. geringer Aufwand bei Notes-Updates
Nachteil: Die Geburtstage werden ausschließlich angezeigt, eine Terminerinnerung ist nicht einstellbar. Änderungen der Termineinträge sind nicht aus dem Kalender heraus möglich!
Voraussetzungen: Es ist zu klären, wie die Geburtstage visualisiert werden sollen (insb. zu welcher Uhrzeit, welches Zeitintervall, Anzeige für aktuelles Jahr, zukünftig, Vergangenheit…)
Realisierungsaufwand wäre: ca. 0,5 PT inkl Kurzanleitung

C) Über Agenten werden die Geburtstage als „echte Kalendereinträge) in die persönliche Mail-DB des Benutzers eingetragen.
Vorteil: neben der Anzeige können die Einträge auch mit einer Terminerinnerung (als Popup, als Mail) versehen werden.
Nachteile:
– Erheblicher Eingriff in den Notes Standard, dadurch erwartungsgemäß relativ hoher Aufwand bei jedem Notes-Update.
– unklare Vorgehensweise, wenn Personen aus den Kontakten gelöscht werden oder wenn Geburtsdaten geändert werden: Der Nachbau einer „Replizierung“ ist immer fehleranfällig für mehrfache, falsche oder fehlende Einträge („Palm-Syndrom“). Vorschlag wäre hier, alle Geburtstage mit einem Flag zu kennzeichnen und die Übertragung manuell zu starten, dabei vorher alle vorhandenen Geburtagseinträge löschen.
Voraussetzungen: wie unter A), zus. zu klären ist die Art, wie die Daten synchronisiert werden, wie Erinnerungen eingestellt werden, ob ein Konfigurationsprofil für Basiseinstellungen vorhanden sein sollte, etc.
Aufwand: starre Programmierung ca. 2-3 PT, mit Basis Konfigurationskomponente 4-6 PT. jeweils inkl. Kurzanleitung. „Replikation“ nur über Löschen der Einträge und Neuimport!

Die ernüchternde Wertung:

Bei allen beschriebenen Lösungen fällt individueller Aufwand (in unterschiedlicher Höhe) bei jedem Notes-Update an, da man Eingriffe in den Notes-Schablonenstandard durchführt. Es ist mindestens ein Funktionstest, evtl. sind auch Programmanpassungen notwendig!

In Ermangelung einer wirklich guten und wirtschaftlich zu implementierenden Lösungmöglichkeit schreiben wir den StatusQuo erst mal fest. Geburtststage können also nur halbwegs sinnvoll auf dem Tablet genutzt werden.

iPad: Eingabe eines Geburtstags im Kontakt

Aber vielleicht denke ich ja auch nur zu kompliziert und jemand hat einen einfachen und daher um so genialeren Einfall: Über eine Rückmeldung in diesem Fall würde ich mich freuen!

iPad: Anzeige eines Geburtstags im Kalender

Autor: Ernst Mayer
Kategorien: Allgemein, Lotus Notes, Mobil, Smartphone, Tablet, Tipps und Tricks - Tags: iPad, Kalender, Notes, Tablet — 30.01.2012 um 15.16 Uhr