KRZN: Kommunale IT – von Mensch zu Mensch

Inhalte durchsuchen

Gemeinsame rechtliche Basis als Impuls für Standardisierung – Das elektronische Verfahrensverzeichnis des KRZN

Im aktuellen Heft 3/2012 der „Vitako aktuell – Zeitschrift der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.“ ist ein Aufsatz von Andreas Ebels und mir über das neue elektronische Verfahrensverzeichnis des KRZN erschienen. Den vollständigen Wortlaut geben wir an dieser Stelle wieder.

Das Heft steht in Kürze auch als Download zur Verfügung. Das elektronische Verfahrensverzeichnis des KRZN erreichen Sie unter http://www.evvz.de .

„Der Kunde kann jede Farbe für sein Modell bekommen, solange es Schwarz ist.“
(Henry Ford, 1914,  anlässlich der Vorstellung seines am Fließband produzierten Model T)

Das dürfte eine der wohl einfachsten Formen sein, einen Standard herauszugeben, der dem Kunden jede Option lässt, obendrein charmant – liebenswürdig gar – formuliert ist, dennoch aber nahezu bis ins Detail vereinheitlicht.

Zufall? Nicht ganz, aber fast 100 Jahre später ist die Welt weitaus vielfältiger und komplexer, aber auch schwieriger geworden. Computer sind in der Lage, Millionen an Farbvariationen darzustellen – vor 100 Jahren vielleicht einem Trauma für Mr. Ford gleichkommend. Heute kennt man die Qual der Wahl wie kaum zuvor, und wenn man von Standards spricht, sind es neue, meist technische Errungenschaften, oder eben Normen, die gleiche Sachverhalte festlegen. Eine der bekanntesten Normen dürfte z.B. die DIN-Norm (Deutsche Industrie Norm) sein, international wohl eher vielleicht die ISO-Norm (der International Standard Organisation).

Weitere Normen sind Vorschriften, Rechtsvorschriften, Gesetze und Richtlinien, wie z.B. die 1995 von der Europäischen Union herausgegebene 46. EU-Richtlinie, die sich mit dem Datenschutz beschäftigt, ihn quasi europaweit regelt und in Europa standardisiert. Aber: Keine Regel ohne Ausnahmen – und die bildet selbst im Rahmen einer EU-weiten Reglementierung des Datenschutzes die konkurrierende Gesetzgebung in Deutschland. Sie legt den Umgang mit den Daten der Bürgerinnen und Bürger auf Bundesebene durch das Bundesdatenschutzgesetz und auf Länderebene durch die Landesdatenschutzgesetze fest. Das Bundesdatenschutzgesetz gilt im Prinzip für „alle“, die Landesdatenschutzgesetze stellen dem gegenüber eine Verpflichtung für alle öffentlichen Stellen im Umgang mit Bürgerdaten dar. Allen gemein ist die Pflicht zur Führung eines sogenannten Verfahrensverzeichnisses, in dem jedes Verfahren (Software, Programm) zu erfassen und zu beschreiben ist, mit dem personenbezogene Daten verarbeitet werden. Neben der Art der Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum, usw.) ist auch darzustellen, wer Zugriff auf die Daten hat, wohin die Daten übermittelt werden, wie die technischen Sicherheitsanforderungen zum Schutz der Daten umgesetzt sind usw.

Auch im Zweckverband KRZN wurde schon 2002 diese Anforderung zum Anlass genommen, nach einer technischen Lösung für die Umsetzung dieser datenschutzrechtlichen Vorgabe zu suchen. Dabei wurde ein Verfahren angestrebt, das es den einzelnen Verbandanwendern ermöglicht, die bereits durch den Datenschutzbeauftragten des IT-Dienstleisters vorabkontrollierten Verfahren in das eigene lokale Verfahrensverzeichnis zu übernehmen. Die gemeinsame rechtliche Basis lieferte – wie so oft – den Anreiz, Synergieeffekte durch kooperativ genutzte Technik und Organisation zu erzielen. Warum sollten Fachverfahren, die von bis zu 43 Verbandsanwendern genutzt werden, von allen diesen Anwendern jeweils neu beschrieben werden? Im Eilverfahren wurde eine Datenbank auf Lotus Notes/Domino-Basis programmiert, in der jede Kommune durch Rechtestrukturen separiert ihr eigenes Verfahrensverzeichnis führen und ein Basisverzeichnis der gemeinsam eingesetzten Verfahren als „Kopiervorlagenspeicher“ nutzen konnte.

Auch ehemals standardisierte Programme kommen in die Wechseljahre:  So sah sich das KRZN 2009 mit der Forderung nach einer umfassenden Modernisierung der Anwendung konfrontiert. Drei Alternativen standen zur Auswahl: Weiterentwicklung der bestehenden Anwendung, Einkaufen eines bestehenden Verfahrens oder Neuentwicklung des Verzeichnisses.

Die Weiterentwicklung der bestehenden proprietären Anwendung erwies sich sofort als unwirtschaftlich, da sie nicht unerhebliche Ressourcen gebunden hätte, ohne dem KRZN die Möglichkeit zu geben, sich aktueller Programmierstandards zu bedienen.

Damit schien der Weg für den Einkauf eines bestehenden Produktes vom Markt vorgezeichnet. Eine Arbeitsgruppe der Verbandsanwender aus den Bereichen Datenschutz und IT wurde mit der Analyse marktgängiger Softwareprodukte beauftragt, deren Ergebnis alle Beteiligten verblüffte: Obwohl eine rechtliche Grundlage zum Führen eines Verfahrensverzeichnisses mit klaren gesetzlichen Vorgaben für alle Kommunalverwaltungen existiert, fand sich kein einziges, den Bedürfnissen der Testkommunen auch nur annähernd entsprechendes Produkt auf dem Markt. Entweder war das getestete Verfahren an den Anforderungen der Privatwirtschaft oder des Bundesdatenschutzes orientiert oder es fiel hinsichtlich des Bedienungskomforts hinter die bestehende Anwendung zurück.

Damit waren alle Weichen auf eine Neuentwicklung gestellt. Ein Entwicklungskonzept wurde erarbeitet, das alle Merkmale zeitgemäßer Anwendungsentwicklung vereinen sollte: Standardisierung, Plattformunabhängigkeit, kooperatives Arbeiten, um nur die drei wichtigsten zu nennen. Gleichzeitige Überlegungen, das Thema Cloud-Computing nutzbar zu machen, wurden bei der Konzeptionierung des neuen elektronischen Verfahrensverzeichnisses herangezogen und konkretisiert.

Das Ergebnis – seit Anfang 2012 im produktiven Einsatz – wurde nicht nur von den KRZN-Anwendern dankbar angenommen, sondern weckte auch das Interesse von Kommunalverwaltungen außerhalb des Verbandsgebietes. Die Flexibilität und moderne Architekturmacht das Verfahren auch für den Einsatz außerhalb von NRW interessant.

Eckpunkte der Anwendung

Beim neuen elektronischen Verfahrensverzeichnis handelt es sich um eine Webapplikation in modernem Design, die alle gängigen Browser – auch auf mobilen Endgeräten – unterstützt. Die Anwendung ist weltweit über via www.evvz.de erreichbar. Kooperatives Arbeiten wird nicht nur durch die zentrale Bereitstellung gemeinsam genutzer Basisverfahren und die Mandantenfähigkeit der Anwendung erreicht: Eine flexible Rollenverteilung für alle beteiligten Akteure (u.a. Leser, Zulieferer, Autoren, Datenschutzbeauftrage) erlaubt den verwaltungsübergreifenden Zugriff bis hin zur (bei großen Kommunen praktizierten) fachbereichsweisen Dezentralisierung. Einzelne Verfahren können über einen standardisierten XML-Export anderen Kommunalverwaltungen zur Verfügung gestellt werden.

Ziel der Weiterentwicklung in den nächsten Monaten wird es sein, das elektronische Verfahrensverzeichnis zum reinen Cloud-Dienst auszubauen.

Trotz individueller Anforderungen der diversen Verwaltungen und deren Datenschutzbeauftragten kann aufgrund der Nutzung eines standardisierten (aber trotzdem flexiblen) Systems eine dennoch (oder gerade deshalb) wirtschaftliche Unterstützung angeboten werden. Insofern hat sich die Welt seit 1914 ein gutes Stück weiterentwickelt.

Autor: Lars van der Grinten
Kategorien: Cloudcomputing, eGovernment, eGovernment-Suite, eVerfahrensverzeichnis - Tags: bDSB, Cloud, Datenschutz, eGovernment, eSuite, evvz, Verfahrensverzeichnis — 30.08.2012 um 15.04 Uhr