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Gut gedacht, schlecht gemacht: iPad, MS-Office-Apps und Alfresco

Mit der aktuellen Alfresco-Version wird der neue Office-Connector unterstützt (iOS Document Provider App Extension). Die Ankündigungen im AppStore lesen sich vielversprechend, sollen sich doch z.B. MS-Office-Dokumente direkt aus Alfresco heraus öffnen, bearbeiten und speichern lassen:

Vollmundige Versprechen im AppStore

Na, das ist mal einen Versuch wert, dachte ich mir. Zumal Microsoft die (sowieso etwas umständliche) WEBDAV-Anbindung in den aktuellen Office-Versionen für iOS weggeschlabbert hat.

Nach mehreren Stunden des Herumprobierens empfehle ich der geneigten Leserschaft jedoch, auf diese Art der Anbindung vorläufig zu verzichten: Zu undurchschaubar sind die erzielten Ergebnisse. Im Überblick:

Das hat funktioniert:

• Öffnen eines in Alfresco gespeicherten Dokuments direkt aus Powerpoint
  (kann in einer Dokumentenbibliothek einer Site sein oder auch im Benutzer-Home-Verzeichnis)
• Zurückspeichern und wieder Aufrufen in der Powerpoint-App des iPad
  (Öffnen über die Alfresco-App oder im Browser direkt im Alfresco verzweigt immer in die alte Version. Wo auch immer er beim Öffnen in Powerpoint die neue Version herzaubert ist nicht nachvollziehbar. Für eine sichere Datenspeicherung ist das aber derzeit nicht zu gebrauchen)

Das hat nicht funktioniert:

• Speichern aus Powerpoint in Alfresco: Der Versuch, das Dokument über die Browser-Oberfläche oder über die Alfresco-App wiederzufinden scheitert (siehe auch 2. Punkt bei „Das hat funktioniert“)
• gelegentliche Sperrprobleme im Alfresco
  (Die Kombination von Arbeiten im Browser („Herunterladen“, „Eigenschaften bearbeiten“) mit dem (bereits abgeschlossenen) Versuch der Bearbeitung direkt aus der Powerpoint-App führt gelegentlich zur unschönen dauerhaften Dokumentsperre)
• lokales Erstellen eines MS-Office Dokuments aus der iPad-App heraus und der Versuch, es in Alfresco zu speichern
  (Man kommt zwar in die Einstellungen der Speicherorte und kann Alfresco konfigurieren, allerdings wird danach Alfresco nicht im Speicherdialog angeboten. Ich nenne das mal eine „Nirwana-Konfiguration“)

Kleiner Eindruck zur Konfiguration des Office-Connectors

So sollte er funktionieren, wenn er funktioniert. Beispielablauf „Laden eines Dokuments aus Alfresco“:

Öffnen-Dialog

Alfresco (ggf. vorher über „Mehr“ hinzufügen)

ggf. korrekte Alfresco-Umgebung auswählen

Site auswählen (auch möglich: Benutzer-Home-Verzeichnis)

gewünschte Site wählen

Dokument wählen

Herunterladen abwarten

Dokument überarbeiten, nach dem Ändern mit dem „Rücksymbol“ (oben links) Speichern wählen. Fertig.

Das Beispiel zum Speichern mit Auswahl des Ziels verläuft analog. Aber wie gesagt: Man kann zwar das so gespeicherte Dokument problemlos auf dem ipad wieder öffnen (wo auch immer das iPad das Dokument findet); im Alfresco-System selber macht sich das Dokument aber über alle mir bekannten Benutzer-Interfaces unsichtbar.

Was ist also zu tun?

Die einzige Umgehung, um überhaupt Daten ausschließlich mit dem iPad aus den MS-Office-Apps ins Alfresco zu bringen erscheint mir der Umweg über E-Mail. Und der ist so schräg, dass ich ihn hier mal nicht dokumentiere und lieber warte, bis Alfresco und Microsoft ihre Hausaufgaben gemacht haben und die Schnittstellen sauber implementiert haben.

Bis auf weiteres kann man natürlich (nach wie vor) andere alternative Office-Apps (z.B. Keynote, Pages, Numbers) nutzen, die (noch) das Webdav-Protokoll unterstützen.

Ich bleibe hier dran und werde das Thema wieder aufgreifen, wenn es was (berichtenswertes) neues gibt…

Autor: Ernst Mayer
Kategorien: Behörden-Webspeicher, Mobil, MS-Office, Tablet, Tipps und Tricks - Tags: Alfresco, App, Behörden Dropbox, Behördenwebspeicher, iPad, MSOffice, Tablet, Tipp — 06.07.2015 um 18.08 Uhr