KRZN: Kommunale IT – von Mensch zu Mensch

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Informationen aus vergangenen Wahlperioden werden in Rheurdt im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt

Ich möchte Ihnen heute von einem Auftrag aus dem Bereich des Sitzungsdienstes berichten, der für die Ratsmitglieder einer Kommune erhöhten Komfort bietet.

Von der Gemeinde Rheurdt wurde der Wunsch an uns gerichtet, die Sitzungsunterlagen aus den Jahren 1996 bis 2009 im Ratsinformationssystem für die Ratsmitglieder zur Verfügung zu stellen. Dies sollte vor allem Recherchezwecken dienen, um längerfristige Projekte, die weit in die Vergangenheit reichen, nachvollziehen zu können.

Hat ein Ratsmitglied nun einen Auskunftswunsch zu einem bestimmten Thema, so muss es in seinen aufbewahrten Unterlagen suchen oder sich darüber bei der Kommune kundig machen. In den Papierunterlagen zu suchen wäre sehr aufwändig, und wenn die Person zum relevanten Zeitpunkt noch gar nicht Mitglied des Gemeinderats war, ist eine Auskunft direkt bei der Gemeinde unerlässlich. Dort sind mehrere hundert Dateien gespeichert, allerdings bestehen sie aus einem Sammelsurium von unterschiedlichen Dateiarten (Word, gescannte Dokumente als Bild und sonstige). Dann müsste hier großer Aufwand betrieben werden nach den gewünschten Dokumenten zu suchen. Einige Dateien lassen sich nicht durchsuchen, da ihr Inhalt nicht in Textform vorliegt, sondern nur als Bild, wie z.B. eingescannte Baupläne, sodass die Ergebnisse unvollständig sein können.

Dadurch entstand die Idee, alte Sitzungsdokumente im geschützten Bereich des Ratsinformationssystems der Gemeinde zur Verfügung zu stellen. Voraussetzung war, dass die Dokumente durchsuchbar sein müssen, um ein zufriedenstellendes Ergebnis bei der Recherche zu erzielen.

Nun gibt es in der eGovernment-Suite verschiedene Möglichkeiten Dateien aus dem Dateisystem der Gemeinde in Datenbanken zu speichern und diese den Ratsmitgliedern nach Anmeldung im Web zugänglich zu machen.

Folgende Möglichkeiten wurden in Erwägung gezogen:

1. Ressourcen-Datenbank
   Die Ressourcen-Datenbank ist die Datenbank in der eGovernment-Suite, die für die Aufbewahrung von Dateien zuständig ist. Man könnte meinen, dass die Sitzungsunterlagen nun hier hinein müssen. Da die Dateien aber nur im Wordformat vorliegen, wäre für die Ratsmitglieder nichts gewonnen, da es zu Kompatibilitätsproblemen beim Öffnen der Worddokumente kommen und der Schutz der Inhalte nicht gewährleistet werden kann. Außerdem wird die Suche bei den zahlreichen gescannten Dokumenten nicht fündig. Das würde bedeuten, dass die Dateien vor der Aufnahme in die Ressourcen-Datenbank manuell in PDF-Dateien umgewandelt werden müssten. Dies wäre bei mehreren hundert Dateien sehr zeitaufwändig!
2. Verzeichnis-Datenbank
   In einer Verzeichnis-Datenbank können Inhalte auf einfache Weise gespeichert und im Web zur Verfügung gestellt werden. Aber auch hier besteht die Schwierigkeit darin, die Dokumente so aufzubereiten, dass sie für eine Suche relevant sind, also ist ebenfalls eine manuelle, sehr aufwändige Konvertierung notwendig.
3. Ablage-Datenbank
   In der Ablage bietet sich das Import-Werkzeug an, mit dessen Hilfe Dateien aus dem Dateisystem der Gemeinde in die Datenbank importiert werden können. Zuvor müssen passende Vorgangsdokumente angelegt werden, zu denen dann die Dateien importiert werden können. Dabei wird für jede importierte Datei ein neues Ablagedokument angelegt. Vorteil bei der Verwendung einer Ablage ist die Anbindung des PDF-Servers, der die Dateien nach dem Import in PDF-Dateien mit OCR (Texterkennung oder auch Optische Zeichenerkennung (Abkürzung OCR von englisch Optical Character Recognition) umwandeln kann.

Wir haben uns letztlich für die Verwendung einer Ablage-Datenbank entschieden, in der für jede Sitzung ein Vorgangsdokument angelegt wurde. Somit konnten zu jedem Vorgang (Sitzung) die zugehörigen Dateien importiert werden. Zum einen entstand auf diese Weise eine Struktur der importierten Dateien und zum anderen bietet sich nur in der Ablage die Möglichkeit die Originaldateien auf einfache und schnelle Weise über den PDF-Server in PDF-Dateien zu konvertieren. Das zugehörige Profil ist so eingerichtet, dass die Dokumente mit OCR versehen werden.

Der eingeschränkte Zugriff auf die Dokumente wird bei der Freigabe durch Auswahl von bestimmten Benutzergruppen gewährleistet. Somit können diese Dokumente nur nach vorheriger Anmeldung eingesehen werden und werden in Suchergebnissen nur für angemeldete und berechtigte Benutzer angezeigt.

Dieser zusätzliche Komfort für die Rheurdter Ratsmitglieder wird mit der Freischaltung der neuen Internetpräsenz zur Verfügung stehen.

Autor: Anja Grunau
Kategorien: Dokumentenmanagement, eGovernment-Suite, Sitzungsdienst - Tags: Beispiel, CMS, eGovernment, eSuite, Internet, Ratsinfo, Sitzungsdienst — 23.04.2012 um 13.55 Uhr