KRZN: Kommunale IT – von Mensch zu Mensch

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Jahrestagung E-Akte 2010 – eine Mitschrift als Nachlese

Ein interessantes Programm ist für die Konferenz E-Akte vom 18. – 19.11.2010 angekündigt. Informationen zur Nutzung digitaler Aktenführungssysteme, Integrationsmöglichkeiten in eGovernment Prozesse und die nachhaltige Sicherung digitaler Dokumente werden beleuchtet. Die Integration neuer Medien soll beleuchtet werden. Viele Teilnehmer von Bund, Ländern und Kommunen werden im Berliner Bundespressezentrum erwartet.

Viele Beiträge finden in mehreren parallelen Sessions statt, so dass ich schon bei der Durchsicht des Programms erkannt habe, dass ich leider nicht alle relevanten Beiträge besuchen können werde. Interessant werden sicher auch die Pausengespräche: Ich bin vor allem neugierig, wie andere Behörden das Thema „Neue Medien und die Integration in eine strukturierte Aktenführung“ angehen.

Ein Hinweis in eigener Sache: Begleitende Unterlagen und Foliensätze stelle ich gerne zur Verfügung; aus rechtlichen Gründen nehme ich aber hierfür nur Anfragen meiner Kolleginnen und Kollegen, sowie aus unserem Verbandsgebiet an.

Einführungsvortrag „Rahmenbedingungen für die zukünftige Arbeit der öffentlichen Verwaltung: “ Das Regierungsprogramm vernetzte und transparente Verwaltung“ von Beate Lohmann / BMI

Fr. Lohmann macht einen allgemeinen Überflug über die Schnelllebigkeit der Gesellschaft, die auch in der öffentlichen Hand aufgenommen werden muss, über die Notwendigkeit von eGovernment bis hin zu allgemeinen Personalführungstipps. Sie schließt mit der Erläuterung aktueller Initiativen wie D115, EU-DLR. Sie betont vor allem, dass eGovernment- Angebote sich oft nicht finanziell rechnen lassen. Und sie müssen trotzdem – gesamtpolitisch und gesamtwirtschaftlich gesehen – umgesetzt werden! Etwas Raunen geht durch die Zuhörerschaft. Provokant, aber besonders diese Meinung teile ich!

Sie plädiert für das E-Government-Gesetz, um alle Verwaltungsakten elektronisch – auch rechtlich abgesichert – durchführen zu können. In diesem Rahmen soll die Schriftlichkeit beim Verwaltungshandeln grds. abgeschafft werden. Eine gute Idee – finde ich – aber da bin ich mal gespannt, ob sich hier wesentliches in der nächsten Zeit tut. Wer Anregungen, Ideen oder gute eGovernment-Konzepte hat, ist aufgerufen unter der E-Mail mailto:o2@bmi.bund.de mit der Referentin Kontakt aufzunehmen.

Rainer Ulrich / infora (tritt als vielfacher Organisationsdienstleister besonders bei großen Bundes- und Landesbehörden auf) berichtet nun zum aktuellen Stand von DOMEA.

In mehreren Statements leitet er zu seiner These hin, dass eine elektronische systematische Veraktung für die Verwaltung unabdingbar ist. Aber aufgrund der (Verwaltungs-)Anforderungen wurden die Systeme überverkompliziert. DOMEA Produkte haben sich in der Fläche nicht durchgesetzt. (Wie ich aus meiner eigenen Erfahrung berichten kann, gilt das nicht nur über DOMEA Produkte, sondern für DMS generell: Es gibt sehr gute partielle Einführungen, aber nur sehr wenig Flächendecker).

DOMEA- Systeme können nicht gleichzeitig Plug and Play – modular sein – ergonomisch und intuitiv sein – funktionell ausgereift sein – kostengünstig zu beschaffen sein – und auch noch auf den jeweiligen Landesstandard (Behördenstandard) angepasst sein. (Oha. Ein ziemliches Spannungsfeld). Und für die Massenanwender (insb. beim Bund wie Steuer, Polizei, Justiz) gibt es Fachverfahren und deshalb auch keinen DOMEA Bedarf (nochmal Oha!)

DOMEA wird aktuell in der Praxis nur in einzelnen Nischen eingesetzt, dort aber durchaus erfolgreich. Wenn man die Systeme in den konkreten Produktkontext überführt. Also speziell auf die Bedürfnisse angepasst. Hier hilft nur der pragmatische Ansatz: Abbildung der DOMEA Basisregeln in den einzelnen vorhandenen Fachanwendungen.

Mein Fazit: DOMEA dümpelt vor sich hin, ist aber noch nicht tot.

Fazit des Vortragenden: E-Akte ist wichtiger als IT-gestützte Vorgangsbearbeitung. Wer sich DMS mit einem DOMEA Produkt nicht zutraut, der mache es bitte mit einem vertrauten Produkt. (Diese Forderung kann ich nur unterstützen). Ein flächiges Rollout geht nur mit einem Standardprodukt. Und: E-Mail Veraktung ist dabei ein Schlüsselthema.

Prof. Dr. Manfred Mayer / Stabsstelle des bayerischen CIO berichtet über die E- Akte als standardisierten E-Government-Service

Er leitet das weitere verstärkte Aufkommen elektronischer Aktenführung besonders aus der Verfügbarkeit entsprechender Endgeräte ab, mit deren Hilfe man bedienerfreundlich wie nie zuvor die Akten und Dokumente erschließen kann.

Er kommt von der nachwachsenden Generation (die ohne Papier aufwächst und oft noch nie einen Papierbrief verschickt hat) zu elektronischen Postsystemen und der Notwendigkeit, diese Kanäle zu standardisieren. Und Standardisierung bedingt Standards für Dokumentenaustausch (und hier gibt es neben DOMEA auch noch weitere Standards). Und neben der Standardisierung des Formats sollen auch die Dienste standardisiert werden (Eingangsscannen und Klassifizieren, Versand und Zustellung).

Er weist darauf hin, dass auch beim Einsatz von neuen Techniken wie Cloud Computing die elektronische und vollständige Aktenführung sicherzustellen ist.  Die Dienste sollen so standardisiert angeboten werden, so dass sie auch unproblematisch outgesourced werden können.

Er schließt mit seinem Credo: „Yes, we can“

Kaffeepause. 400 Personen versuchen verzweifelt an zwei Schlangen für jeweils 1,– Euro Barzahlung eine Tasse Kaffee zu bekommen. Leute: Das kann man doch eleganter lösen, oder?

Im nächsten Vortragsslot berichten Vertreter der Länder NRW, Hessen und Sachsen den Entwicklungsstand um E-Akten bezogene Umsetzungen

Hier gibt es so wenig neues zu berichten, dass ich mir einen tiefschürfenden Bericht erspare. Für alle 3 Länderberichte ziehe ich persönlich das gleiche Fazit: „Mühsam nährt sich das Eichhörnchen…“. Wem es trotzdem interessiert, der darf mich gerne kontaktieren; sobald mir die Vorträge zur Verfügung stehen, leite ich diese gerne weiter.

Nach der Mittagspause, die ähnlich „organisiert“ ist wie die Kaffeepause (ich habe nur gerade ein freies und schnelles WLAN entdeckt, das entschädigt für einiges;-) folgt nun das erste Fachforum zum Thema „Standards und Normen“. Der Moderator  bringt zur fehlenden Standardisierung den schönen Vergleich zum Eisenbahnwesen im 19. Jahrhundert: Auch hier waren fehlende Standards bzgl. der Schienenbreiten, Kupplungen etc. die Ursache dafür, dass z.B. aufwändige Umladevorgänge erforderlich waren. Erst eine Standardisierung brachte hier deutliche wirtschaftliche Einsparungsmöglichkeiten.

Zunächst hören wir etwas von H. Keitel vom Landesarchiv BW zu den „Kriterien für die vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“. Untertitel „DIN 31644“. Die wollte ich immer schon mal kennenlernen…

Die DIN Norm definiert nur (organisatorische) Rahmenbedingungen und schreibt keine spezifischen technischen Richtlinien vor. Z.B. sind keine Vorschriften zur Verwendung der elektronischen Signatur enthalten. Er erwähnt, dass es auch „konkurrierende“ Normen auf internationaler Ebene gibt, aber aus Zeit und Aufwandsgründen (Der Zeithorizont wäre mit mind. 5 Jahren anzusetzen) keine Zusammenführung erfolgen wird.

Der sehr abstrakte Vortrag endet mit dem Linktipp http://www.entwuerfe.din.de und der Bitte an die Teilnehmer, sich den Standard anzusehen um Kommentare, Lob und Kritik zu hinterlassen.

Zweiter Vortrag  in dieser Reihe sind die „Grundsätze für die Fortentwicklung und Anwendung der elektronischen Verwaltungsarbeit“ von H. Bostelmann / Hessisches Ministerium für Inneres und Sport sowie H. Donderski / Brandenburgisches Innenministerium.

Von der Historie der (mittlerweile aufgelösten) Arbeitsgruppe des KoopA werden die allgemeinen Handlungsfelder zur Automation der Verwaltungsarbeit in Bezug auf die elektronische Aktenführung erklärt. Viele Allgemeinplätze werden propagiert: PDF/A nutzen, DMS/VBS nutzen, Organisationspostfächer einrichten, E-Mail als kompletten Kommunikationsstrang speichern,… Alle Handlungsempfehlungen gibt es (noch) unter http://www.koopa.de/gruppen/verwaltung.html .

Es werden noch mögliche weitere Tätigkeitsfelder, speziell zu einem Grundsatzpapier  „Rechtsfragen der elektronischen Aktenführung“, aufgezeigt.

Der gesamte Vortrag hört sich etwas nach einer Bettelei an: Bitte lasst unsere KoopA-Arbeitsgruppe weitermachen 😉

„Standards und Normen der IT-Sicherheit“ von H. Gerber / Fa. infora ist der letzte Beitrag dieser Session

H. Kerber stellt als erstes aufgrund einer vorhergehenden Diskussion über Sinn und Unsinn der E- Mail zwischen Juristen und Praktikern fest, dass es durchaus Regelungsbedarf gibt, da die digitale Revolution sich nicht aufhalten bzw. Zurückabwickeln lassen wird. Warum Standards? Hierzu ein schönes Zitat: „Standards schaffen Sicherheit. Warum? Wer Standards einsetzt macht erst mal nichts verkehrt.“

Kern seines Vortrags sind die Normen und Standards des BSI zum IT Grundschutz und die Unterschiede zwischen den Abstufungen und internationalen Standards. Er projiziert einzelne Kriterien direkt auf das System E-Akte, die hier prüfungsrelevant sind oder sein könnten. Mehr führe ich hier nicht aus, bei Interesse bitte zwecks Hinweis auf die Foliensätze bei mir melden.

Das nächste Fachforum beleuchtet das Thema „Integrationsanforderungen“, hier wird die Frage beleuchtet „Warum ist die E-Akte oft noch eine Insel und wie sehen Integrationsmöglichkeiten aus?“

Erster Vortrag ist der Beitrag von Lars Lämmerhirt / BVA, der über „Standardschnittstellen und Metadatenkonzepte als Integrationsfaktoren„.

Den guten Vortrag hier angemessen wiederzugeben würde den Rahmen und meine Schreibgeschwindigkeit sprengen. Das Herz des Vortragenden hängt an XÖV. Wie das funktioniert, welche organisatorischen und technischen Hilfsmittel es gibt und welche Wertschöpfung möglich ist wird erläutert. Für Details sei auf die mglw. noch folgenden Folien verwiesen.

Herr Rosskopf / GEZ berichtet aus der Praxis über die Digitalisierung von Posteingängen.

Seit 1997 wird bereits jedwedes eingehende Schriftgut gescannt und archiviert, seit 2005 wird kein Papier mehr an die Sachbearbeiterplätze weitergeleitet. Der GEZ-Vertrete (nein, das ist ausnahmsweise mal überhaupt nicht negativ gemeint) beschreibt anhand seiner Folien die organisatorischen und technischen Umsetzungen zur Digitalisierung der Eingangspost bei der GEZ (Größenordnung ca. 220.000 Seiten Papier pro Tag). Scannen, Klassifizieren und teilautomatische Vorgangsbildung sind – je nach Eingangstyp – möglich. (Details wie vor natürlich in den Folien, die hier (noch) nicht verfügbar sind). H. Roßkopf macht das Angebot, dass sich interessierte Behörden das System auch gerne einmal vor Ort ansehen können.

Die eingescannten Dokumente werden übrigens nicht signiert, es gibt mehrere hundert Gerichtsverfahren gegen die GEZ, bei denen die elektronischen Dokumente ausnahmslos trotzdem anerkannt wurden.

Mein (sehr persönliches) Fazit: Das war das Beste, was ich je von der GEZ gehört habe;-)

Der letzte Vortrag des Tages kommt von H. Ziegler / IMuK NRW zum Thema „E-Akte als Dienst“

Schönes Zitat am Anfang: „Ich habe keine Akten mehr am Arbeitsplatz, scanne alles ein, schmeiße aber hinterher nicht alles weg“. Ich finde mich irgendwie erkannt.

Er beschreibt wiederum den täglichen Wahnsinn bei der Heterogenität heutiger Aktenführung durch Fachverfahren und generelle DMS- und Archivsysteme. Er zeigt Ideen und Projekte auf, wie die Systeme in Hybridakten zusammengefasst werden und resümiert: Hybridakte ist das Synonym für Chaos. DMS wäre die Lösung, ist aber nur wenig erfolgversprechend, da die Fachverfahren zwar auch Dokumente verwalten, sich aber nie einem generellen DMS bedienen.

Lösungsansatz: Alle Dienste rund um die Akte werden als Service gekapselt und lassen sich dadurch leichter an Fachverfahren oder an die zentrale DMS Komponente anklinken. Der Status dazu ist aber derzeit „noch in der Konzeptionsphase“ und hat maximal Laborcharakter.

Mein persönliches Fazit: Gut vorgetragen, aber mindesten mittelfristig wenig erfolgversprechend.

Ende des Konferenztages.  Für heute ist es mir auch genug.

Weiter geht es mit dem 2. Tag

Der (für auf diesen Blogeintrag bezogene) Tag beginnt (OffTopic) in der S-Bahn in einer ruckeligen Kurve. Mein Chef schickt mir eine Besprechungseinladung und als vermeintlicher Mobile-Junkie nutze ich mein iPhone, schaue nach, ob der Termin passt, Stelle fest dass „ja“ und klicke auf „Annehmen“ – will ich jedenfalls. Aber die S-Bahn nicht. Kurze ruckelige Kurve, und mein Daumen rutscht auf „Ablehnen“. Fazit: Der passende Hashtag wäre #MobileWorldProblems (hier noch der nette Hinweis eines Kollegen: „Das waren noch Zeiten, als die Smartphones Tasten hatten“). (Ende OffTopic).

Fr. Dr Anke Syring / Innenministerium Hessen beginnt auf der Tagung mit dem Vortrag, die E- Akte auf Basis von Standardprodukten einzuführen.

Die erste Beschäftigung mit dem Thema DMS begann in 2001 mit Pilotinstallationen und einer SW-Ausschreibung. Sie führt aus, dass die Einführung des DMS auf Basis eines 2003 erstellten E- Government Masterplans mit einem Standardprodukt DOMEA durchgeführt wird. Es hat dann bis 2009 gedauert, bis eine verbindliche Entscheidung zur Nutzung des DMS getroffen wurde. Danach ging es dann aber „Ratz-Fatz“ – aktuell gibt es in jedem Ministerium einen Pilotanwender, ein Ministerium ist komplett ausgestattet.

Im Fokus der Einführung steht die Anwenderakzeptanz; hier sollte ein großer Teil der Projektarbeit investiert werden. Die interessante Erkenntnis ist hier: die geringste Akzeptanz gab es bei den Mitarbeitern, die das System noch gar nicht am Arbeitsplatz haben.

Details finden sich für die Interessierten in den (noch nicht veröffentlichten) Foliensätzen.

Mein Fazit: Spannender Vortrag. Von der Entscheidung bis zur Umsetzung dauert es beizeiten viele Jahre. Nur eine verbindliche Entscheidung von oberer Stelle (hier Regierungschef & Minister) und eine entsprechende Ausstattung ermöglicht letztendlich ein flächendeckendes DMS-Projekt. Das gilt nicht nur für Länder, sondern entspricht auch ziemlich genau dem, was wir bei unseren kommunalen Einführungsprojekten erleben.

Nächster Beitrag: H. Barth (nein, das ist nicht der Barth!) des Finanzministeriums MV berichtet, wie es vom Pilotprojekt in 2003, zum 2008er Kabinettsbeschluss zur flächendeckenden DMS Einführung bis 2013 kam (bzw. kommen soll) und dass es aufgrund dieser stringenten Vorgabe i.V.m. den entsprechenden organisatorischen und ressourcenmäßigen Möglichkeiten auch möglich ist. Er erläutert das Projekt und die einzelnen Schritte. Die noch erwarteten Folien sind dazu in der Lage, weitere Details zu erforschen;-)

Wie beim vorherigen Beitrag zeigt sich aber auch hier, dass Länder sehr stark posteingangsbezogen und mit einer sehr strukturierten Ablagestruktur arbeiten, wie ich sie bei Kommunalverwaltungen im Regelfall noch nicht wahrgenommen habe.

Ein nettes aufgefangenes Zitat des Referenten: “ Mein technikaffiner Staatssekretär arbeitet schon durchgängig im System, meine Ministerin ist noch nicht drin – Sie hat mir aber versprochen, dass für den Fall, dass die Regierung bei der nächsten Wahl wiedergewählt wird und sie Finanzministerin bleibt, sich dann auch persönlich beteiligen wird“.  Und noch ein Zitat: „Für manche Überzeugungsveranstaltungen in Sachen DMS könnte man Schmerzensgeld nehmen“.

Mein Fazit: Siehe oben (vorheriger Vortrag)

Die letzten beiden Beiträge sind ebenfalls Anwenderberichte zur Einführung von DMS Systemen, diesmal vom Bundesumweltamt und von der Polizei in BW. Da der Blogeintrag ohnehin schon viel zu lang ist und hier nur nuancell andere Erkenntnisse als bei den Vor-Vortragenden erkennbar sind, beschränkt sich mein Bericht auf: Siehe Folien und Unterlagen und Fazit wie oben.

Gesamtfazit: Ich bin – besonders wegen der Vorankündigungen – mit hoher Erwartungshaltung zu dem Kongress gefahren. Die Thematik „nachhaltige Strukturierung, Sicherung und Speicherung von SocialMedia Inhalten“, sowie die „Integration von Web2.0 Systemen in DMS, WF und Archivsystemstrukturen“ hat es aber dann – vermutlich in Ermangelung von vorhandenen Praxisansätzen – nicht auf die Tagesordnung geschafft.

Kommunen und kommunale Dienstleister waren auf dem Kongress an nur wenigen Fingern abzählbar.

Was bleibt, ist die Erkenntnis, dass sich die Anforderungen und Praxiserfahrungen von DMS Projekten trotz deutlich unterschiedlicher Arbeitsweisen zwischen Kommunen auf der einen und den Länder- und Bundesbehörden auf der anderen Seite durchaus ähneln. Auch das beruhigt irgendwie.

Autor: Ernst Mayer
Kategorien: Allgemein, Dokumentenmanagement, eGovernment, Konferenz, Workflow - Tags: Bund, DMS, eGovernment, Erfahrungsaustausch, Kommune, Konferenz, Land, Projekte, Symposium, Veranstaltung, Workflows — 21.11.2010 um 20.40 Uhr