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Kommunaler Austausch auf krzn.net – oder wie Microblogging die Verbandskommunikation verbessern kann

Endlich ist es soweit! Nachdem wir bereits im letzten Jahr nach einer Lösung für ein „internes“ Microblogging gesucht habe, konnten wir gestern endlich unsere eigene Microblogging-Plattform an den Start bringen.  KRZN.net bietet Ihnen nun die Möglichkeit sich mit Mitarbeitern anderer Verwaltungen schnell und unkompliziert zu Fachthemen auszutauschen.

Aber der Reihe nach; Als wir Ende 2009 damit begannen uns über Dienste im Web 2.0 gedanken zu machen, stolperte ich über einen Artikel mit dem Thema „Erfahrungsbericht: Wie internes Microblogging die Team-Kommunikation bei t3n verbessert„. Beeindruckt von den Möglichkeiten die sich aus einem Einsatz von Microblogging auch für das KRZN und insbesondere für den Austausch von Kunden und KRZN zu technischen Themen ergeben könnten, begannen wir uns mit dem Thema näher zu beschäftigen. Ein erster Test mit dem Microblogging-Dienst Yammer lief zuerst sehr erfolgreich. Die gegründete „Community“ war auf Mitarbeiter des Hauses beschränkt. Nach anfänglicher Euphorie, ebbte aber die Beteiligung an den hausinternen Diskussionen Stück für Stück ab. Ganz anders sah dies in einer parallel betriebenen Community auf der gleichen Plattform aus. Hier beteiligten wir Kunden zum Thema „Kunden mit Web 2.0 Interesse“ und nach einer Anlaufphase von ca. 2 Monaten in der wir hauptsächlich für Informationen sorgten, fingen die Teilnehmer selber an Diskussionen in diesem Kreise zu führen.

Eine Vorstellung der Plattform in verschiedenen Gremien und auf dem eGovernemnt-Tag des KRZN erfuhr großes Interesse. Teilnehmer sahen das mögliche Potential für einen interkommunalen Austausch im Vebandsgebiet über Behördengrenzen hinweg zu bestimmten Fachthemen. So konnten sich bereits bei den ersten Präsentationen die Teilnehmer durchaus für den Gedanken begeistern, dass z.B. Standesamtmitarbeiter sich auf einer solchen Plattform zu Fachthemen austauschen. Natürlich in einer Gruppe, die diese Thema beherbergt und evtl. sogar geschlossen nur unter ihres gleichen.

Die Miesere in die wir geraten waren, war uns beim Start der Tests auf Yammer nicht bewußt gewesen. Der Dienst war für Unternehmen und auch für unseren Veband wie geschaffen. Die Funktionen waren gut, die Anbindung an z.B. mobile Geräte ebenfalls und durch die mögliche Restriktion auf eine bestimmte E-Mail-Domain war es ausgeschlossen, dass Fremde an die Inhalte der Gruppen gelangten. Nur einen Schönheitsfehler hatte die Sache: Yammer war ein Cloud-Service, der bei einem Unternehmen in den USA gehostet wurde. Wir benötigten aber die Sicherheit, dass eingestellte Daten auch intern, also im Verbandsnetz bleiben.

Also begann die Suche nach einer alternative und das erwies sich als gar nicht so leicht wie zuerst angenommen. Die meisten Anbieter solcher Plattformen bieten diese als Cloudservice an. Dann kostet das ganze in der Regel zwischen ein und fünf Dollar / Euro pro User. Insbesondere bei den kleineren Kommunen im Verband hätte eine solche Lösung jedoch wahrscheinlich keine Akzeptanz gefunden und was nützt eine Community ohne Teilnehmer…

Also suchten wir nach OpenSource Lösungen.

Die Bedingungen:

• Funktionsumfang ähnlich denen von Yammer (Upload von Bildern, Dateien etc. ,persönliche Einstellmöglichkeiten…),
• keine Service sondern eine Software,
• die Plattform sollte in die Hostingumgebung des KRZN passen,
• kostengünstig,
• skalierbar,
• mobile Anbindung sollte möglich sein,
• gute usability,
• Möglichkeit der Beschränkung auf bestimmte Benutzer (z.B. durch E-Mail-Adress-Beschränkung)
• …

Wir testen verschiedene Opensource-Produkte. Mal war die Installation gar nicht möglich, mal war die Plattform so extravagant das sie keiner beherschte und mal war die Benutzerführung schlicht graunehaft.
Nach langer suche stolperten wir dann über die Opensource-Software Sharetronix. Nach einem ersten Test zeigte sich, dass hier sowohl die Plattform (PHP & MySQL) als auch die Usability stimmten. Das ganze fühlte sich an wie eine Mischung aus Yammer und Facebook.
Genau das was wir gesucht hatten.

Es waren zwar noch diverse Anpassungen, Tests, adminstrative Änderungen und auch einige Fehlerbehebungen nötig, aber nun ist es soweit!
Auf www.krzn.net stellen wir genau diese Plattform allen Verbandsanwendern bereit. Anmelden kann sich jeder, der über eine E-Mail-Adresse einer Vebandskommune verfügt. Die Anmeldung mit privaten E-Mail-Adressen ist nicht möglich. So wird gewährleistet, dass nur Mitarbeiter der Verbandskommunen auf das System zugreifen. Die Server stehen im KRZN, wodurch wir gewährleisten können, dass die eingestellten Daten auch sicher sind und auch der Datenschutzbeauftragte wurde beteiligt und gab sein OK.

Über die Benutzeroberfläche kann jeder Gruppen gründen, die sowohl öffentlich als auch „geschlossen“ sein können. In den geschlossenen Gruppen, erfolgt der Zugriff ausschließlich durch Einladung. Gruppenmitglieder haben die Möglichkeit andere Benutzer einzuladen, so dass sich das System von selbst reguliert.
Wir hoffen daher, dass sich in kurzer Zeit auch Gruppen zu Fachthemen aus dem nicht-technischen Bereich bilden. So z.B. Gruppen zum Standesamtswesen, oder Baurrecht.

Die Plattform wird kostenfrei zur Verfügung gestellt. Sollten einzelne Kommunen ein Interesse an einer eigenen geschlossenen Community haben, so ist auch dies möglich. Für ein Angebot setzen Sie sich dann einfach mit mir oder dem Bereich eGovernment im KRZN in Verbindung.

Wenn Sie nun neugierig geworden sind oder sich einfach mal mit Kollegen aus anderen Kommunen austauschen möchten, dann registrieren Sie sich einfach auf www.krzn.net!

Autor: Andreas Robertz
Kategorien: Allgemein, eGovernment, Meinung, Web 2.0 - Tags: Blog, eGovernment, Facebook, Internet, Kommune, Microblogging, Mobil, SocialMedia, twitter, Web, Web 2.0, Yammer — 07.07.2011 um 12.09 Uhr