KRZN: Kommunale IT – von Mensch zu Mensch

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KRZN eSuite App ist im App- und Playstore

Die neue KRZN eSuite App steht ab sofort in den Stores zur Verfügung.
Voraussetzung ist die eGovernment-Suite 2.2, die die Backendfunktionen für die App bereitstellt.

Die KRZN eSuite App ist ein weiterer Baustein der eGovernment-Suite.  Sie können mit dieser App auf die Geschäftsunterlagen aus dem Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS) zugreifen. Dabei ermöglicht die „KRZN eSuite“ App neben Auskunfts- und Recherchemöglichkeiten auch Basisfunktionen der Workflowbearbeitung.
Durch die volle Integration in die vorhandene Umgebung ist eine einfache und flexible Nutzung auf Smartphones und Tablets gewährleistet.

Einfache Integration in die vorhandene eGovernment-Suite Umgebung

Die eGovernment-Suite (ab der Version 2.2) ist für die KRZN eSuite App vorbereitet, so dass die gewünschten Informationen mit einfacher Konfiguration an die App übermittelt werden können.
Beim Start der App muss der User lediglich die Domain zum Server und die Zugangsdaten angeben.

Vorhandene Authentifizierung zum Server wird verwendet

Die KRZN eSuite App kommuniziert mit dem Server der eGovernment-Suite und verwendet die vorhandene Infrastruktur. Somit wird auch die gleiche Authentifizierungs- und Berechtigungsstruktur verwendet.
Daraus ergeben sich die folgenden Vorteile:

• Die Mitarbeiter können sich mit den vorhandenen und gewohnten Zugangsdaten anmelden.
• Die Administration muss keine Anpassungen vornehmen.
• Änderung an den Servereinstellungen und Datenbankberechtigungen greifen automatisch auch für die KRZN eSuite App.

Verschlüsselte Kommunikation zum Server

Zwischen der KRZN eSuite App und der eGovernment-Suite bzw. dem Server wird ausschließlich verschlüsselt (https-Verschlüsselung) kommuniziert.

Zugriff auf die zugeordneten Geschäftsdokumente

Über die KRZN eSuite App haben Sie Zugriff auf die für Sie freigegebenen und zugeordneten Dokumente des Dokumentmanagementsystems der eGovernment-Suite.
Sie können in Ihren Ablagedatenbanken recherchieren und haben somit jederzeit Zugriff auf die Informationen, die Sie für die Arbeit benötigen.
Auf Dokumente, die Ihnen neu zugeordnet werden, können Sie in Echtzeit zugreifen.
Auch auf aktuelle Änderungen haben Sie einen direkten Zugriff.

Einheitliche Berechtigungsstruktur wie beim Fat-Client-Zugriff

Das KRZN eSuite Plugin und die KRZN eSuite App basieren auf derselben Infrastruktur und greifen auf die gleichen Daten zu. Somit entstehen Synergieeffekte, die sich z.B. bei der Zuordnung der Ablagedatenbanken oder der Berechtigungsstruktur  wiederspiegeln.
Blendet man Datenbanken im KRZN eSuite Plugin ein oder aus, werden diese beispielsweise auch in der KRZN eSuite App angepasst. Genauso verhält es sich mit  der Freigabe bzw. Berechtigung von Dokumenten in der eGovernment-Suite.

Filterfunktionen in allen Ansichten/Listen

Mit den Filtern können Auflistungen schnell eingegrenzt werden. Das beschleunigt das Suchen nach einem bestimmten Eintrag enorm.
Da die Filterfunktion auf dem Device durchgeführt wird, erfolgt an dieser Stelle keine weitere Serveranfrage.

Volltextsuche über einzelne Ablagedatenbanken

Neben den Filtern bietet die KRZN eSuite App auch eine Volltextsuche über einzelne Ablagedatenbanken.
Zu erreichen ist die Suche über die Auflistung der Ablagedatenbanken.

Im Gegensatz zur Filterfunktion wird nicht die Liste nach dem Schlagwort gefiltert, sondern eine Anfrage an den Server gesendet und eine Suche über die Datenbank durchgeführt.

Download der Dateianhänge aus den Geschäftsdokumenten

Dateianhänge, die in den Dokumenten verknüpft sind können auf das Device geladen und dort mit einer passenden App geöffnet werden.
Ist man im Detaildokument auf dem Reiter –Verknüpfungen- (siehe Bild unten) werden alle Dateianhänge zu diesem Dokument angezeigt.

Bei Klick auf einen Eintrag wird die Datei heruntergeladen und anschließend eine Auswahl für die App zum Öffnen angeboten.

Vollbildmodus für eine bessere Lesbarkeit der Daten

Befindet man sich im Detaildokument, besteht (bei längeren Texten) die Möglichkeit den Kopf- und Fußbereich auszublenden, um einen uneingeschränkten Blick auf die Daten zu bekommen.

Hierzu müssen sie einfach in die Mitte des Displays tippen. Ein erneutes Tippen blendet die Bereiche  wieder ein.

Basisfunktionen der Workflowbearbeitung werden unterstützt

Eine weitere Funktionalität der KRZN eSuite App ist die Unterstützung des WfLight  aus der Ablagedatenbank.
Es ist möglich:

• Wiedervorlagen zu erstellen
• Kenntnisnahmen zu versenden
• Dokumente zur Bearbeitung zu versenden

Diese können dann mit dem Notes Client (über das KRZN eSuite PlugIn) oder mit der KRZN eSuite App bearbeitet werden.

Bearbeiten bzw. erledigen von Ad-hoc-Workflow (WfLight) Dokumenten

Über die WfLight Funktionen, werden (Bearbeitungs-) Dokumente in der Wiedervorlage-Datenbank erzeugt.
Diese Dokumente können ebenfalls in der KRZN eSuite App bearbeitet werden.

• Kenntnisnahmen und Dokumente zur Bearbeitung können als erledigt markiert und gelöscht vorgesehen.
• bei den Wiedervorlagen kann das Datum und der Hinweistext bearbeitet werden.

Stets aktuelle Protokollierung der Dokumentverarbeitung

Die WfLight Funktionen (Kenntnisnahme,  zur Bearbeitung) werden im Inhaltsdokument der Ablage in der Historie protokolliert.
Diese Informationen werden in der KRZN eSuite App im Detaildokument visualisiert.

Zugriff auf Personendokumente der Organisation

Als weiteren Punkt listet die KRZN eSuite App alle Personen  aus der Organisationsdatenbank auf.
Hier findet man Informationen zum Mitarbeiter und kann durch klicken auf die entsprechenden Informationen:

• eine E-Mail versenden
• Anruf tätigen
• die Homepage aufrufen

Restriktion in der Version 2.2.2

Die Funktionen, die die App bereitstellt, sind voll nutzbar. Einige o.g. Möglichkeiten sind aber nur als Basisfunktion implementiert und werden in den zukünftigen App- und eSuite-Versionen weiter verbessert. Besonders zu erwähnen sind hier:

• Die Synchronisation zwischen den WF-Light-Funktionen, die vom Standard-Client (IBM Notes / eSuite PlugIn) initiiert und bearbeitet wurden funktioniert (noch) nicht in den Aufgabenbereich der App. Diese Funktion wird in einer Folgeversion der eGovernment-Suite noch nachgeliefert.
• Die Anzeige / Protokollierung von Kenntnisnahme und Bearbeitungshinweisen wird noch verbessert. Sie steht derzeit nur als Basisversion bereit

Mit der KRZN eSuite App stehen Ihnen alle Informationen, die auch am „normalen“ Arbeitsplatz über das Dokumenten-Management-System abrufbar sind, nun auch „unterwegs“ zur Verfügung. Die Basis-Bearbeitung über die „Workflow-Light“-Funktion ermöglicht bequemes und dokumentiertes Verteilen der Informationen. Die KRZN eSuite App ist damit die ideale Ergänzung für alle, die auch mobil auf wichtige Dokumente zugreifen müssen.

Die vorliegende Implementierung ist unsere Basisversion – einige Funktionen werden zukünftig noch weiter ergänzt oder abgerunded. Die KRZN eSuite App ist und wird auch zukünftig  kein Ersatz für den „DMS-Voll-Client“, der eine Vielzahl unterschiedlicher Bearbeitungsfunktionen bereitstellt. Sie ergänzt den „DMS-Voll-Client“ um den mobilen und einfachen Zugang zu Informationen.

Autor: Christoph Thoma
Kategorien: eGovernment, eGovernment-Suite, eSuite App, Mobil, Smartphone, Tablet - 25.03.2015 um 8.38 Uhr