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Kurzanleitung zum Workshop „Verarbeitung von PDF-Formularen mit der eGovernment-Suite“

Als eine kleine Nachlese zu unserem Infotag am 25.11.2010 folgt nun wie zugesagt eine knappe Zusammenfassung der Arbeitsschritte, die nötig sind, um ein PDF-Formular vom Web an einen eSuite/VIA-Workflow zu übergeben. Im Workshop haben wir uns das Beispiel „Meldung eines Gebäudeschadens“ angesehen. Dabei bleiben wir auch hier.

Wie bei jedem leckerem Rezept schauen wir erstmal, ob alle Zutaten bereitliegen. Sie brauchen die folgenden fix und fertig administrierten Datenbanken:

• 1 Formularkonfiguration
• 1 Formularbox
• 1 Trackingdatenbank
• 1 Workflowkonfiguration
• 1 VIA-Ablage
• 1 Web in & Out
• 1 Vorlagendatenbank

Vorarbeiten:

1. Sie erstellen eine individuelle Teilmaske, auf der Sie alle oder einen Teil der Felder des ausgewählten PDF-Formulars platzieren. Falls Extras wie Wiedervorlage, Auswahl aus der Organisationsdatenbank, Mailversand usw. nötig sein sollten, müssen wir die entsprechenden Funktionen natürlich ebenfalls noch einbauen.
2. Falls gerade keine passende Ablagedatenbank zur Hand ist, erstellen Sie auf Ihrem Server eine neue Ablage aus der Schablone und administrieren Sie das gute Stück.
3. Wir greifen uns nun die Workflowkonfiguration und erstellen zunächst einen VIA-Vorgang. Dabei können Sie weitgehend bei den Standardvorgaben bleiben. Wichtig ist hier die Angabe der eben erstellten Teilmaske auf dem Reiter Sonstiges.
   
4. Jetzt kümmern wir uns um den Workflow. Im vorliegenden Fall reichen uns 3 Knoten (Start, Bearbeitung, Ende). Die einzige Entscheidung, die wir hier manuell setzen müssen, muss auf den Bearbeitungsknoten und könnte zum Beispiel „Bearbeitung abgeschlossen“ lauten. Die dazu passenden beiden Relationen sind ebenfalls schnell gemacht.
   Achtung: Auf dem Reiter Allgemein müssen Sie unbedingt die Option Workflowanbindung an Formularverarbeitung auf ja setzen! Und außerdem muss die neue Ablage zur Zieldatenbank für die im Workflow entstehenden Dokumente erklärt werden.
   
5. Da wir den Bürger über alle Statusänderungen per Mail auf dem Laufenden halten wollen, brauchen wir noch ein paar Mailtemplates, mit deren Hilfe wir die Benachrichtigungspost vernünftig gestalten können. Wir bauen uns also in der Web In & Out 4 Mailtemplates: eins für die Eingangsbestätigung, eins für die Zugangsdaten zum Tracking, eins für Statusänderungen und noch eins für die Erledigungsnachricht.
   
6. Wo wir gerade in der Web In & Out sind, basteln wir uns auch noch rasch ein hübsches Seitenlayout für die Trackingseite.

Damit wären die Präliminarien erledigt und wir können uns der Hauptsache zuwenden, nämlich der

Konfiguration der Formularverarbeitung

1. Wir wechseln in die Formularkonfigurationsdatenbank und öffnen das gewünschte PDF-Formular.
2. Auf dem Reiter FormSolutions wird die Option Senden (Standard) aktiviert.
3. Ein bißchen mehr Arbeit gibts auf dem Reiter Verarbeitung:
   Legen Sie ein Feld in Ihrer (oben erstellten)Teilmaske fest, in dem das Pdf-Formular gespeichert werden kann. Es könnte beispielsweise „FFAnhaenge“ heißen.
   Im Bereich Verarbeitung wählen Sie Workflow und entscheiden sich dann für den oben vorbereiteten Workflow.
   Dann aktivieren Sie noch die Eingangsbestätigung für den Antragsteller. Hinterlegen Sie das Feld  im PDF-Formular, in dem der Antragsteller eine E-Mail-Adresse eintragen kann und wählen Sie das Template für die Eingangsbestätigung.
   
4. Auf dem Reiter Feldkonfiguration sorgen Sie für ein 1:1 Mapping mit Prefix („FF“). Tipp: Lesen Sie die Feldnamen aus dem PDF-Formular aus, damit Sie wissen, wie die Felder in Ihrer Teilmaske heißen (sollen).
   
5. Weiter geht es mit der Einrichtung des Formular-Trackings auf dem einschlägigen Reiter.
   
   Zuerst müssen Sie das Tracking aktivieren und Ihr Layout für die Webausgabe wählen. Dann geben Sie die Feldnamen Ihrer Teilmaske an, anhand derer das Tracking prüfen soll, ob sich Statusänderungen und der Abschluss des Falls ergeben haben. Schließlich aktivieren Sie noch alle Benachrichtigungsmöglichkeiten, für die Sie Mailtemplates erstellt hatten.
6. Verlassen Sie das Dokument mit Speichern und Schließen.

Jetzt können Sie Ihre Arbeit testen:

Bringen Sie das PDF-Formular in die Webvorschau, füllen Sie es aus und senden Sie es ab.

Sie sollten es nun in der Formbox, Ansicht neue Formulare sehen. Wenn Sie den periodischen Durchlauf des Agenten nicht abwarten wollen, können Sie diesen im Konfigurationsdokument der Datenbank auch manuell aktivieren. Drücken Sie den Schalter neben (SYS$)\FormCollect.

Das PDF-Formular wurde an den Workflow übergeben und in die Ablagedatenbank geschrieben, wo es auf die weitere Bearbeitung wartet.

Autor: Bernd Schirpenbach
Kategorien: eGovernment, eGovernment-Suite, Workflow - 29.11.2010 um 18.24 Uhr