KRZN: Kommunale IT – von Mensch zu Mensch

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Mit Warp-Antrieb ins digitale DMS Zeitalter.

16 Jahre lang haben viele Kommunen am Niederrhein als Vorreiter intensives individuelles Dokumentmanagement auf Basis unserer Eigenentwicklung eSuite/DMS betrieben. Unterstützt wurde die elektronische Verwaltungsarbeit mit einem Workflow-Toolkit eSuite/WF, auf dessen Basis etwa 100 verschiedene Prozesse abgebildet wurden, die in jeweils einer oder mehreren Kommunen zum Einsatz kamen.

Damit ist jetzt Schluss. Oder doch nicht?

Anfang 2016 hatten die Anwender des Zweckverbandes KRZN entschieden, die flächendeckend genutzte eGovernment-Basisinfrastruktur – bestehend aus der Kollaborations-Software IBM Domino/Notes und den darauf entwickelten Teilkomponenten zur Umsetzung von DMS, CMS und Workflow – auf den Prüfstand zu stellen.

Die ersten Ergebnisse liessen nicht lange auf sich warten: Während man im Bereich der Basiskollaboration auf einen Ausbau der bestehenden Landschaft setzt, wurden für den DMS und Workflow-Bereich durch eine gemischte Arbeitsgruppe schnell die Anforderungen an ein modernes DMS- und Workflow-System definiert. Eine Marktsichtung überzeugte die AG-Mitglieder davon, dass diese Anforderungen nicht nur mit einer Eigenentwicklung sondern auch mit einigen marktüblichen Systemen erreichbar sind. Was folgte, war eine stringent durchgeführte europaweite Ausschreibung mit dem jetzt feststehenden Ergebnis: Das KRZN und die Kommunen im Verbandsgebiet freuen sich auf eine Zusammenarbeit mit der Firma fabasoft und deren Produkt eGov-Suite.

Gerne würden wir uns jetzt erst mal auf unseren Lorbeeren ausruhen, aber ich fürchte, die Arbeit fängt jetzt erst richtig an. Jetzt gilt es,

• eine leistungsfähige Infrastruktur bereitzustellen und den sicheren Betrieb vorzubereiten.
• Kolleginnen und Kollegen aus den Bereichen Administration, Organisation, SW-Entwicklung und Prozessmanagement  – aus den Verwaltungen und im KRZN – zu schulen und für das neue System fit zu machen.
• Einführungskonzepte, Standards und Hilfen vorzubereiten.
• Migrationsstrategien zu entwickeln und umzusetzen – denn wir fangen ja nicht auf der grünen Wiese an 😉
• offizielle Freigaben zu erhalten und einen detaillierten Einführungsplan für den Verband zu beschließen.
• Schnittstellen zu weiteren Diensten und Fachverfahren (eID, Formularserver, VPS, SAP, Archivsysteme, spezielle Fachverfahren, …) wieder herzustellen, um die neue Lösung wieder als eine integrierte eGovernment-Plattform betreiben zu können.
• bisherige Workflow-Anwendungen im neuen System erneut zu implementieren und auch neue Anwendungen zu schaffen.

Und nicht zu vergessen: Diese Einführung muss dann auch stringent umgesetzt werden. Inklusive einer kompletten Ablösung der Altsysteme in einem überschaubaren Zeitraum.

Es ist lange noch nicht Schluß!

Wir wollen die Möglichkeiten der nun noch neueren Welt natürlich optimal nutzen und unsere Kommunen im Verbandsgebiet bestmöglich unterstützen. Neben dem (zentralen) Betrieb wollen wir weiterhin standardisierte Anwendungen betreiben und praxisnahe Hilfestellung bei der Einführung eines DMS bieten. Und wir bauen darauf, dass uns die diversen Gesetzesinitiativen die psychologische Grundlage dafür gibt, den E-Akten-Anzweiflern den Wind nun vollends aus den Segeln zu nehmen.

Freilich sind DMS- und Workflow-Projekte nach wie vor nicht zum Nulltarif zu haben: Der Hauptaufwand liegt im organisatorischen und nicht im technischen Teil. Diejenigen unserer Anwender, die bereits DMS auf eSuite-Basis breiter eingeführt haben werden das wissen und dürften der Zukunft relativ gelassen ins Auge blicken: Die meisten der Hausaufgaben sind dann nämlich bereits in der Vergangenheit gemacht worden.

Das eGov-Team des KRZN freut sich auf jeden Fall auf die anspruchsvolle Aufgabe mit unseren DMS- und Workflow-Anwendungen bis in die letzten Ecken der Verwaltungen vorzudringen. Und dafür wollen wir uns auch personell vorbereiten. Achten Sie einfach auf unsere aktuellen und die in Kürze erscheinenden Stellenangebote auf unserer Homepage unter http://www.krzn.de. Und geben Sie diesen Tipp gerne in Ihrem Bekanntenkreis weiter!

Autor: Ernst Mayer
Kategorien: Allgemein, Dokumentenmanagement, eGovernment, Workflow - 03.04.2017 um 19.08 Uhr