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Inhalt
Schuldnerakten-Archiv (PhinAVV-Archiv)
Für die elektronische Archivierung von Dokumenten aus dem Bereich PhinAVV bieten wir unseren Anwendern eine Archivierungslösung auf Basis von Saperion an. Das KRZN wird das Archiv in Kürze dem zuständigen Facharbeitskreis vorstellen, um das System in Zukunft einheitlich im Verband anbieten zu können. Bei Rückfragen zu diesem Archiv wenden Sie sich bitte gern an Sven Kaiser (-413) oder Dr. Sabine Witt (-244).
Die Anwendung wird seit April 2014 von der Stadt Bottrop intensiv genutzt. Seither sind dort 275 Akten erfasst worden, die nur noch elektronisch weiter geführt werden.
Die Akten werden nach PhinAVV-ID geführt, für jedes neue Kassenzeichen wird automatisch ein Register in dieser Akte angelegt. Im Standard sind Archivierungen zu den Dokumenttypen „Bestandsakte“ und „Schriftverkehr“ vorgesehen, weitere Dokumenttypen können hinzugefügt werden.
Das Archiv nimmt komplette Schuldnerakten sowie nachträglich anfallende Einzeldokumente auf.
Wie erfolgt die Archivierung?
Zur Archivierung sind zwei Wege vorgesehen:
Zentrales Scannen und vollautomatische Archivierung
Aus der Anwendung Saperion heraus wird ein Barcode erzeugt, der für jede Akte b.z.w. für jedes Dokument als Trennblatt dient. Mithilfe einer zentralen Scansoftware wird der gesamte Dokumentenbestand im Stapel gescannt. Dabei erfolgt an Hand der Barcodes die Dokumententrennung. Bei der anschließenden automatischen Archivierung werden die Dokumente an Hand der Werte aus den Barcodes durch Zugriff auf die Stammdaten (PhinAVV-ID, Name, Vorname, Geburtsdatum, Kassenzeichen) des Fachverfahrens PhinAVV automatisch mit Suchkriterien versehen und im PDF/A-Format archiviert. Die Dokumente sind durchsuchbar.
Halbautomatische Archivierung
Dokumente können auch manuell einer Akte hinzugefügt werden. Dazu wird die Akte ausgewählt und ein passender Dokumenttyp gewählt. Die Suchkriterien aus der Akte werden bei der Archivierung für das Dokument übernommen.
Es ist möglich, Akten auf Wiedervorlage zu setzen. Der Zugriff auf die elektronisch geführten Akten ermöglicht externe Prüfungen und das Arbeiten an verteilten Standorten. Die Dokumente werden durch Zugriffslisten ausschließlich den berechtigten Personen zur Verfügung gestellt.
Die Speicherung der Daten erfolgt zentral im KRZN auf einem speziellen Festplatten- speichersystem. Eine revisionssichere Archivierung ist damit gewährleistet. Ein nachträgliches Löschen von Daten ist ausgeschlossen.
Wie finde ich meine Dokumente im Archiv wieder?
Für eine umfassende Suche steht Ihnen der Saperion Client zur Verfügung. Dabei stehen Ihnen mehrere Suchansichten für die verschiedenen Anwendungsfälle zur Verfügung. Anhand zahlreicher Suchkriterien (PhinAVV-ID, Name, Vorname, Geburtsdatum, Kassenzeichen, Archivierungsdatum) können Sie gezielt nach Dokumenten, Akten, Wiedervorlagen und Stammdaten suchen.
Dokumentensuche im Schuldnerakten-Archiv
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