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Remote Arbeit im Team eGovernment Entwicklung – Anpassungen

Für die Remote Arbeit gibt es kein Pauschalrezept, dass man auf alle Teams anwenden kann. Es kommt viel mehr darauf an gemeinsam die Arbeitsweisen zu erarbeiten. In diesem Sinne haben wir auch die nächsten Schritte, die wir im Team verändern möchten, gemeinsam geplant, vorbereitet und in einer Testphase umgesetzt.

Nachdem in den vorangegangenen Blogbeiträgen der IST-Zustand und eine Gegenüberstellung aufgezeigt wurde, möchte ich nun über die Anpassungen berichten, die wir uns als Team vornehmen möchten.

Zunächst einmal eine kurze Tabelle, die als Erinnerung der beschriebenen Ergebnisse dient:

Arbeitsweisen / Teamaufbau

Wie bereits im zweiten Beitrag vorgegriffen, haben wir den ersten Punkt durch Videokonferenzen ersetzen können, die auch sehr gut funktionieren und die Arbeit erheblich erleichtern. Vor allem in kleineren Gruppen (ca. 5 Teilnehmer, Reviews) schließen sie die synchrone Kommunikationslücke vollständig. Größere Meetings (ca. 12 Personen, Teammeetings) erfordern eine Umstellung hinsichtlich der Disziplin. Klare Moderation und fokussierte Teilnehmer ermöglichen einen reibungslosen Ablauf und somit einen sehr guten Ersatz für die Präsenzmeetings.

Offen aber bereits in Planung sind Workshops im Gesamtteam (z.B. ein Team-Code-Review). Hier geht es um Wissenstransfer und es entstehen (hoffentlich) Diskussionen, die ggf. nicht so einfach zu kanalisieren sind. Wir sind auf solche Herausforderungen gespannt.

Somit: Arbeitsweisen und Teamarbeit -> Check! (Zitat eines Entwicklers ;-))

Kommunikation

Die verstärkte Remote Arbeit erhöht den Bedarf der verteilten Kommunikation, um die fehlende physische Präsenz auszugleichen.
Wie bereits beschrieben werden aktuell die Lücken durch die gewohnte synchrone Kommunikation geschlossen. Hierzu werden hauptsächlich die Kanäle Telefon oder Sametime verwendet.
Bei verteiltem Arbeiten ist es jedoch wesentlich effizienter die Kommunikation von synchronen zu asynchronen Kanälen umzuleiten und in viele kleinere Einheiten zu schneiden.
Häufig bleibt nur noch die Möglichkeit auf die asynchrone E-Mail-Kommunikation zurückzufallen und das sollte vermieden werden.
Zu den Nachteilen der E-Mail-Kommunikation zählen z.B.:

• Rundmails die nur für einen Bruchteil der Personen interessant sind
• Übersicht im Maileingang mit vielen unnötigen Mails
• Unübersichtlichkeit einer Mail führt zum ausklicken aus der Kommunikation
• Zusammenhand der Antworten geht verloren, wenn auf Rundmails viele Personen antworten
• Informationen können nicht verknüpft werden (eine Information die keinen Link hat ist keine Information)
• Für neue Kollegen oder Teammitglieder sind diese Informationen verloren, da Sie diese Informationen nicht mehr einsehen können

Mit einer Team-Chat-Software möchten wir einen Versuch unternehmen dieser Problemstellung entgegenzuwirken und die Hindernisse zu minimieren. Dabei sind für uns die folgenden Funktionen besonders entscheidend:

• Mehrere Teamkanäle, in denen diskutiert werden kann, um die kleinen Themenspezifischen Teams abzugrenzen
• Private und öffentliche Chat-Räume, um die Teaminternen „Gespräche“ zu schützen
• Persistenz der Chats, um unterschiedliche Arbeitszeiten ausgleichen zu können

Um die Wirkung der gewünschten Funktionen zu veranschaulichen, übertrage ich diese mal auf tägliche Situationen bei uns im Team:

• Ein Kollege in Teilzeit arbeitet vormittags im Team an einem Feature. Die Diskussionen wie etwas angegangen wird und wer was macht wird besprochen (Telko, 1 zu 1 Chat). Am nächsten Tag möchte dieser „Teilzeit-Kollege“ wieder einsteigen, wo kann er die Arbeiten des Nachmittags nachlesen? Möööp!
• Ein Produktionsverhindernder Fehler wird gemeldet und ein Berater zieht einen Entwickler hinzu. Die beiden telefonieren und versuchen einige Ansätze, die nicht fruchten. Der Entwickler fragt einen weiteren Entwickler und der Berater kontaktiert einen Systemtechniker. Wo können die beiden sich informieren was bereits versucht wurde und wer gerade was macht? Möööp!
• Ein kleines Team arbeitet an einem Feature, sie diskutieren über unterschiedliche Lösungsansätze (z.B. Telko). Ein Entwickler ist anschließend für einige Tage nicht da (Urlaub, Krankheit). Nach seiner Rückkehr möchte er wieder einsteigen. Wie weit ist die Umsetzung? Möööp!
• Ein neuer Kollege kommt ins Team, er benötigt einen Überblick …
• Aufgrund flexibler Arbeitszeiten arbeitet ein Kollege überwiegend vormittags, sein Teampartner …

Wie bei allen Anpassungen im Team gehen wir hier auch inkrementell vor. Das heißt ein kleines Team hat die Einführung der Plattform (mit den Grundfuntionen) vorbereitet, vorstrukturiert und soll diese für eine Testphase im Gesamtteam einführen. Zum Start würden wir gerne das Produkt Mattermost einführen, es erfüllt aktuell alle unsere Anforderungen und es kann On-Premise betrieben werden. Nach der Testphase (wir haben uns ein Monat vorgenommen) werden wir uns gemeinsam über Änderungen unterhalten.

Somit: Evtl. in einem Monat: Teamkommunikation -> Check!

Da ich einen nicht so langen Blogbeitrag angekündigt habe, komme ich ohne weitere Worte zum Fazit.

Fazit:

Natürlich gibt es viele weitere Themen rund um die Remote Arbeit, die ich hier bewusst ausgelassen habe. Sozialer Austausch, Motivation, unterschiedliche Charaktere, fehlender Teamzusammenhalt / Wir-Gefühl, Vertrauen im Team, gemeinsame Zielsetzungen usw., um nur einige zu nennen. Auch die von uns gewählten Wege und Tools sind in vielen Belangen verbesserungsfähig und könnten beleuchtet werden.

Remote Arbeit ist ein sehr umfangreiches Themenfeld an dem man ständig im Team arbeiten sollte.

Ziel der Blogreihe war es einen Einblick in das Team eGovernment Entwicklung zu geben und aufzuzeigen, wie wir mit diesem Thema und den Herausforderungen umgehen. Unsere Lücken sind für uns transparenter geworden und die (für uns) wichtigen Anpassungen haben wir in Angriff genommen.

Bleibt zu hoffen, dass die Änderungen die Arbeit im Team erleichtern und die Kommunikation wieder ein Stück verbessert wird.

Autor: Christoph Thoma
Kategorien: Allgemein - 14.04.2020 um 14.18 Uhr