KRZN: Kommunale IT – von Mensch zu Mensch

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Remote Arbeit im Team eGovernment Entwicklung – Gegenüberstellung

Einfach zuhause arbeiten, in der Theorie klingt das erstmal ganz einfach, in der Praxis jedoch gilt es einige Herausforderungen zu meistern. Nachdem unsere spezielle Ausgangssituation im ersten Beitrag geschildert wurde, also im Grunde unsere Anforderungen an die Remote- und Teamarbeit definiert wurden, sollen nun unsere aktuellen Lösungsansätze vorgestellt werden. Als Ziel dieser Gegenüberstellung habe ich mir vorgenommen den Defiziten auf die Schliche zu kommen, daher versuche ich die Punkte kritisch zu betrachten und Anmerkungen an den entsprechenden Stellen zu machen.

Keine langen Vorreden, sondern direkt in die Vollen. Ich beginne mal mit dem einfachen Teil:
Dem Aufbau des Teams und der Arbeitsweise. Dabei geht es mir in diesem Abschnitt nicht um die Zusammenarbeit (die kommt später), sondern um die grundsätzlichen Strukturen im Team.

Arbeitsweisen

Teams im Team: Aufgrund dieser Aufteilung ist die tägliche Arbeit einfacher und flexibler für die Teammitglieder. Je kleiner die Personenzahl, mit der man sich austauschen muss, desto „agiler“ ist die gesamte Projektarbeit. Diese Teams können sich fachspezifisch und schnell abstimmen, somit entfallen größere Entscheidungsprozesse.

Agile Vorgehensweise: Ohne zu detailliert auf diese Methoden einzugehen, begünstigt diese Art die verteilte Arbeitsweise entscheidend. Die Teams haben durch die Boards die gleiche Sicht auf den Projektstand und was als nächstes zu tun ist. Die Meetings sind auf das Thema fokussiert und können kurzgehalten werden. Das ist zwar nicht immer einfach, aber wir bemühen uns.

Weitere Bereiche: Die Impulse aus anderen Bereichen sind für uns sehr wichtig, daher sind die Fachverfahrensberater bei uns in jedem Projekt Pflicht! Wenn Stakeholder nicht einbezogen werden, kocht das Team immer stärker im eigenen Süppchen, da es keine Impulse von außen bekommt. Das führt in vielen Fällen zu Umsetzungen, die erst nach Fertigstellung zum ersten Mal bewertet werden und nicht im Vorfeld.

Im Großen und Ganzen sind wir in diesem Bereich sehr zufrieden, doch bisher wurden viele Aspekte (Sprint Planning, Reviews, Retrospektiven, usw.) mit Präsenzveranstaltungen gelöst. Das ist momentan nicht möglich, was nun? Dieses Defizit war nicht schwer zu finden 😉

Fazit: Das heißt für uns dringender Handlungsbedarf!

Da im KRZN direkt mit den Maßnahmen gegen die Corona Krise auch eine Videokonferenzlösung eingeführt wurde, haben wir die kleinen Projekt Präsenzmeetings einfach durch Videokonferenzen abgelöst. Bei den Teammeetings mit allen Teilnehmern bin ich mir aufgrund der Anzahl noch unsicher.

An dieser Stelle möchte ich mich bei allen Kollegen und deren Einsatz bedanken, die uns in der kurzen Zeit das Arbeiten so viel erleichtern.
Um nur einige Änderungen zu nennen, die direkt als Mitarbeiter zu sehen sind: Ausweitung Homeoffice, Push der Software, Freigaben für Kamera/Mikro/Bluetooth, Videokonferenzlösung, Erweiterung der Workflows, Stabiler VPN trotz deutlicher Mehrnutzung, interne Social Media Tool, usw.
Erst durch diese ganzen Maßnahmen, ist es uns überhaupt möglich die Remote Arbeit in diesem Umfang umsetzen zu können. Danke!

Kommunikation

Grundsätzlich ist die Kommunikation auch so schon eine große Herausforderung für jedes Team. Treffen so viele Faktoren aufeinander wird das Ganze nicht einfacher. Bei komplett virtuellen Teams, wie es nun viele im KRZN betrifft, kann es nochmal andere Dimensionen annehmen.

Bei uns ist es ein Mix aus den unterschiedlichsten Kommunikationswegen, wobei (wie bereits oben beschrieben) die Präsenzmeetings einen wichtigen Part übernehmen. Ob im Homeoffice oder im Büro, wir kennzeichnen wer Online ist. Das wird durch die Statusfunktion im Sametime Chat umgesetzt. Das zeigt den Teamkollegen wer gerade ansprechbar ist und für die „synchrone Kommunikation“ zur Verfügung steht.

Synchrone Kommunikation: Wann? Wenn man direkt einen Kollegen benötigt. In allen anderen Fällen (die Entscheidung kann auch 1-2 Stunden warten) sollte die asynchrone Kommunikation verwendet werden.
Neben den persönlichen Gesprächen sind es hauptsächlich Telefon und Chat (Sametime), die bei uns bisher zum Einsatz kommen.

Asynchrone Kommunikation: Je nach Bedarf werden unterschiedliche Kanäle verwendet. Für Codereviews wird beispielsweise GitLab als Sourcecode-Management-Tool verwendet. Meinungen oder Unterstützungen aus dem Gesamtteam werden über Tickets im Projektmanagement-Tool Jira umgesetzt. Grundsätzliche Mitteilungen via E-Mail gesendet und erarbeitetes Wissen über Wiki Artikel verteilt.

Fazit: Grundsätzlich haben wir mit dem Mix gute Erfahrungen gemacht, je nach Team und Zusammenarbeit, finden sich die besten Kommunikationswege. Schaut man dennoch kritisch auf die Situation fällt einiges auf:

• Die direkte Kommunikation mit Sametime ist nicht so ganz optimal, da ein Chat eigentlich primär als asynchrones Kommunikationsmittel verwendet werden sollte.
• Jira ist ein Projektmanagement Tool und fühlt sich für einige Zwecke, wie z.B. Vorschläge aus dem Team, ein wenig sperrig an.
• Mail als Kommunikationsmittel im Team, mit allen seinen Nachteilen, wollten wir schon länger ablösen.

Somit auch hier: Optimierungsbedarf!

Zusammenarbeit

Die Basis für alle Entwicklungsarbeiten bündelt GitLab, da im Grunde die Ergebnisse unserer gesamten Arbeit hier liegen. Austausch, gemeinsame Arbeit, Codereviews, Tests, alles was mit Quellcode zu tun hat wird hier erledigt und kann auch von überall gleich gut erledigt werden.

Gemeinsame Sicht auf den Bildschirm zu haben erhöht die Effektivität, somit wird die direkte Zusammenarbeit unter Entwicklern (z.B. Pair Programming) oder auch für Abstimmungen mit Beratern mit Teamviewer realisiert.

Das KRZN interne Mediawiki dient als Dokumentationsgrundlage und Wissensaustausch für alle im Team. Es ist ein entscheidendes Medium, in deren Struktur wir viel Arbeit einfließen lassen haben. Für uns wichtige Punkte in der Dokumentation sind:

• Funktionaler Systementwurf
• Funktionale Anforderungen
• Qualitätsanforderungen
• Technischer Systementwurf
• Komponentenspezifikation
• Risikoanalyse

Anhand dieser Punkte werden auch die Testpläne und automatisierten Tests erstellt.
Mit diesem kleinen Ausflug wollte ich die Wichtigkeit der einheitlichen Vorgehensweisen betonen, die natürlich auch die Remote Arbeit erheblich erleichtern (neben den vielen weiteren Vorteilen einer guten Dokumentation).

So am Rande: Wir haben hier noch einen weiten Weg zu gehen 😉

Fazit: Aktuell kein Handlungsbedarf.

Projektmanagement

Den angesprochenen roten Faden realisieren wir mit Jira. Zu den genannten Arbeitsweisen (Projekte, Backlogs, Boards) kommen bei uns auch Aufgaben- und Unterstützungspools über diese Plattform zum Einsatz. Hier werden Tickets über Workflows in vorgegebene Pools gelegt, die die Entwicklung nach eigener Zeiteinteilung (asynchron) abarbeitet. Natürlich mit der Möglichkeit der Priorisierung.

Auch die Zusammenarbeit mit der Beratung ist für uns gut gelöst, da diese mit der gleichen Plattform arbeitet. Andere Bereiche aus dem KRZN werden kurzerhand an den entsprechenden Projekten berechtigt und können vollständig im Projektteam agieren. Jeder kann im Projekt Tickets bearbeiten, priorisieren, umsortieren oder auch neue erstellen. Zudem hat jeder zu jeder Zeit einen Überblick über das Projekt, egal ob Remote Arbeit oder im KRZN.

Fazit: Aktuell kein Handlungsbedarf.

Gesamtfazit:

Auch wenn wir schon seit vielen Jahren Erfahrung mit Remote Arbeit haben, ist ein komplett virtuelles Team eine weitere Herausforderung.

Meiner Einschätzung nach sind wir in einer sehr guten Ausgangssituation und haben die meisten Problemstellungen bereits gelöst. Dennoch ist einiges zu tun, vor allem im Kommunikationsbereich.

Wir sind intern bereits in der Analyse und planen die nächsten Schritte, um an den entsprechenden Stellen Änderungen auszuprobieren.

Über diese Änderungen werde ich in dem letzten und hoffentlich nicht ganz so langen Beitrag berichten.

Autor: Christoph Thoma
Kategorien: Allgemein, CMS, Dokumentenmanagement, eGovernment - Tags: Remote Arbeit, Teamarbeit, Tools, Zusammenarbeit — 03.04.2020 um 19.31 Uhr