KRZN: Kommunale IT – von Mensch zu Mensch

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Remote Arbeit im Team eGovernment Entwicklung

Nach meinem Urlaub letzte Woche kam mir das KRZN irgendwie anders vor, dabei war ich nur eine Woche nicht da. Es mag an der aktuellen Situation liegen, aber so viele Veränderungen in so einer kurzen Zeit schärfen den Blickwinkel auf die eigene Arbeit.

Dank jahrelang gelebter Telearbeit und Homeoffice Kultur im Servicebereich, sollten die Maßnahmen kein Problem sein. Ich war selbst viele Jahre Telearbeiter und aktuell besteht mein Team aus 40% Telearbeitern, alle anderen (mich eingeschlossen) nehmen regelmäßig gerne die Möglichkeit wahr von Zuhause aus zu arbeiten.

Alle sind somit technisch perfekt ausgestattet. Wir haben unsere Infrastruktur bereits auf verteiltes Arbeiten eingestellt und das gesamte Team ist in diesen Arbeitsweisen erprobt. Eine sehr komfortable Ausgangssituation für diese Krise, sowohl für das Team als auch für das KRZN. Wir können alle unsere Aufgaben ohne größere Einschränkungen vollständig Remote erledigen.

Dennoch habe ich das Gefühl, dass Änderungen an der Zusammenarbeit vorgenommen werden sollten. Warum?

Mit den nächsten zwei Blogbeiträgen möchte ich einen Einblick in die Arbeitsstrukturen des Teams eGovernment Entwicklung geben und dabei die Remote Arbeit in den Fokus stellen. Ich hoffe mit dieser analyseartigen Darstellung den Defiziten auf die Schliche zu kommen und ein klareres Bild zu erhalten. Ggf. steht Ihr vor einer ähnlichen Situation und könnt Anregungen geben bzw. Gedanken und Lösungen mitnehmen.

Es gibt viele Blickwinkel aus denen man das Thema Remote Work betrachten kann. Aus der Sicht:

• des Mitarbeiters, der plötzlich zuhause sitzt und dessen Arbeitsplatz sich nur ein Zimmer weiter befindet ­- denke daran, die Jogginghose macht was mit dir 😉
• des Vorgesetzten, der sich mit der Anzahl der Büros beschäftigt und was man macht, wenn alle Mitarbeiter da sind bzw. nicht da sind – manchmal sind das die größten Sorgen
• der Firma, des Datenschutzes, der Systemtechnik, usw.

Mir ist der Blickwinkel aus der Teamsicht und der Teamzusammenarbeit besonders wichtig und daher möchte ich auf diesen Aspekt eingehen.

Aufbau Team eGovernment Entwicklung

Das Entwicklerteam beschäftigt sich rund um das Thema eGovernment Lösungen. Neben den Hauptthemen: Weblösungen und Dokumentmanagement, zählt die Integration in Fachverfahren und Workflowumsetzungen zu den Kernaufgaben.

Wie bei vielen Entwicklerteams wurden gemeinsame Werkzeuge, Methoden und Arbeitsabläufe etabliert. Die Vielfältigkeit und das hohe Tempo der Anforderungen im eGovernment Bereich erforderte eine Spezialisierung im Team, das wiederrum große Einflüsse auf die Zusammenarbeit hat, denn nur die gemeinsamen Fähigkeiten im Team führen bei den komplexen Projekten zum Erfolg.

Dieser Tatsache geschuldet haben wir einige Teams im Team geschaffen, die auch dynamisch agieren.

Einen aha-Effekt, den ich in diesem Zusammenhang hatte war, dass es auch durchaus mehr Teams als Teammitglieder bei solchen Strukturen geben kann.

Arbeitsweisen

Im Team und den einzelnen „Subteams“ versuchen wir inkrementell und nach agilen Methoden zu arbeiten. D.h. wir nutzen die Werkzeuge aus diesen Vorgehensmodellen und bemühen uns durch regelmäßiger Reflexion in einen ständigen Verbesserungsprozess zu gelangen. Also Backlogs, Sprint Plannings, Sprint Meetings, Reviews, Retrospektiven, Kanban Boards, usw., sind bei uns im Einsatz.

Ich erwähne diese Vorgehensweisen, weil diese bei der Remote Arbeit berücksichtigt werden müssen. Und ohne viel vorwegzugreifen, passt diese Art der Zusammenarbeit aus unserer Sicht perfekt dazu.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Arbeit mit weiteren Teams. In erster Linie sind da unsere Berater zu nennen, mit denen wir sehr eng an der Weiterentwicklung der Produkte und Kundenumsetzungen arbeiten. Zudem kommen Teams aus anderen Bereichen im Haus hinzu oder auch vermehrt externe Dienstleister bzw. Entwickler.

Aufteilung

Nach dem notwendigen Umriss der Situation kommt nun der Versuch die tägliche Teamarbeit in die für uns wesentlichen Bereiche zu gliedern. Das sind:

• Kommunikation
• Zusammenarbeit
• Projektsteuerung

Ja, das klinkt erstmal seeeehr langweilig, daher werde ich direkt ganz konkret.

Kommunikation

Bei der Kommunikation unterscheidet man zwischen der synchronen und asynchronen Kommunikation. Die erstgenannte betrifft den größten Teil und hat den Vorteil, dass man auf einen Blick erfassen kann, wer gerade beschäftigt ist (Telefon, Unterhaltung, Kaffeeee).

Es sind bei uns überwiegend Situationen wie diese gemeint:

• Die Kollegen direkt zu einem Problem ansprechen, er sitzt ja direkt daneben
• Spontane Besprechungen im Büro – ein Thema wird an einer Tafel skizziert
• Unterhaltungen in der Kaffeeküche, wo ein Lösungsansatz beim Kaffeeholen weiterbesprochen wird
• Diskussionen mitverfolgen und bei Bedarf einklinken

Die asynchrone Kommunikation spielt in einem Entwicklerteam eine entscheidende Rolle, weil hier die Basis des Team Know-hows liegt. Ohne kann, meiner Erfahrung nach, kein Entwicklerteam mit den schnellen Entwicklungszyklen Schritthalten und über einem längeren Zeitraum erfolgreich sein. Folgende Beispiele, wie sie täglich bei uns vorkommen, dienen zur Veranschaulichung:

• Ergebnisse Teilen: Man hat eine zentrale Funktion programmiert und möchte diese allen zur Verfügung stellen
• Feedback: Die eigene Arbeit soll geprüft werden, um Fehler zu vermeiden
• Vorschläge: Vor einer Umsetzung eine zweite Meinung einholen, um den besten Weg für diese Umsetzungen zu finden
• Wissen weitergeben: Man hat ein Framework analysiert/bewertet und möchte diese Arbeit den Kollegen ersparen

Zusammenarbeit

Weit voneinander entfernt und doch soll man zusammenarbeiten – genau das ist die Herausforderung. Jeder sitzt zuhause, erledigt seine Aufgabe und man telefoniert hin und wieder zusammen, kann nur der erste Schritt sein. Um auch hier eine bessere Vorstellung zu bekommen werden einige Beispiele die uns ständig begegnen, angeführt:

• Diskussion im Team über ein Konzept oder eine Idee
• Brainstorming
• Präsentation der Ergebnisse für gemeinsames Lernen
• Besprechung von Methoden und Prozessen
• Team Workshops

Dann gibt es noch das strukturierte Zusammenarbeiten die das Handwerk des Entwicklers betreffen. Neben dem bekannten Tunnel, aus dem man den Entwickler nicht reißen soll, ist das gemeinsame Programmieren essenziell für ein gutes Ergebnis. Dazu gehören z.B.:

• Im Projektteam gemeinsam Systementwürfe, Spezifikationen, Komponenten, usw. definieren
• Im Projektteam die Features programmieren (Pair Programming)
• Im Projektteam die Dokumentation erstellen
• Tests und Codereviews durchführen
• Zusammenarbeit mit externen Entwicklern

Projektsteuerung

Zu guter Letzt der rote Faden, der alles zusammenhält und dem Gesamtwirken eine Struktur verleiht: die Projektsteuerung. Hier kommen die oben erwähnten Vorgehensmodelle ins Spiel. Besonders bei verteilter Arbeitsweise ist eine gemeinsame Linie sehr wichtig und sollte für jedes Teammitglied deutlich erkennbar sein. Damit es bei uns funktionieren kann, müssen die folgenden Punkte gelöst sein:

• Projektbesprechung im Team
• Aufteilung und Management der Tasks
• Projektstand- und ziele
• Prioritäten definieren bzw. setzen
• Verwalten der unterschiedlichen Projektinformationen

Fazit

Viele Punkte sind bei der Remote Arbeit zu berücksichtigen und nicht immer so einfach umzusetzen. Nachdem in diesem Blockeintrag der IST-Zustand dargelegt wurde, sollen im nächsten Beitrag unsere Herausforderungen und Erfolgsfaktoren betrachtet werden, sowie eine Eingruppierung von unseren Werkzeugen, Tools und Prinzipien erfolgen. Mal sehen, wo dort Lücken ans Tageslicht kommen.

Autor: Christoph Thoma
Kategorien: Allgemein, CMS, Dokumentenmanagement, eGovernment - Tags: Remote Arbeit, Teamarbeit, Tools, Zusammenarbeit — 27.03.2020 um 17.58 Uhr