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Unterstützung der Rechnungsbearbeitung durch einen eGovernmentSuite-Workflow

Aus dem Bereich der Rechnungsbearbeitung im KRZN wurde der Wunsch nach einer elektronischen Unterstützung angemeldet. Ziel sollte die komplette automatische Abwicklung der Prüfung von Rechnungen für die Freigabe zur Zahlbarmachung sein.

In Zusammenarbeit mit der Servicegruppe Finanzen wurde ein Workflow auf Basis der eGovernmentSuite entwickelt, der nunmehr seit mehr als 2 Jahren erfolgreich im KRZN eingesetzt wird.

Der Workflow deckt die folgenden Arbeitsschritte ab:

1. Erfassung und Vorkontierung

Die eingehende Papierrechnung wird gescannt und an ein neues Rechnungsdokument angehängt.

Die Rechnung wird klassifiziert – es können Informationen zu Sachkonto oder Kostenstelle, Innenauftrag, SAP-Anordnungsnummer oder auch PSP-Element und Anlagenklassen hinterlegt werden. 

Der Rechnungssteller wird aus einer Adressdatenbank ausgewählt.

2. Vertragliche Prüfung

Die Rechnung wird in der Vertragssachbearbeitung geprüft. Falls notwendig, können Korrekturen an der Klassifizierung vorgenommen werden. Es wird ein FdR-Vermerk eingefügt. der auch um Hinweise erweitert werden kann.

3. Fachliche Prüfung

Die Rechnung wird fachlich durch den Empfänger der Leistung geprüft. Falls notwendig, können Korrekturen an der Klassifizierung vorgenommen werden. Es wird ein Vermerk „Sachlich richtig“ eingefügt. der auch um Hinweise erweitert werden kann.

4 Zahlbarmachung

Die Zahlbarmachung geschieht über die Anwendung SAP. Die betreffende Rechnung wird als „Gebucht und abgeschlossen“ markiert und damit ist der Workflow beendet.

Recherche und Auskünfte

Über verschiedene Ansichten sind schnell Auskünfte möglich, es kann jederzeit nachvollzogen werden, wo sich eine Rechnung derzeit befindet.

Ausblick

Im Rahmen einer PEP-Anwendung soll in 2013 eine Voruntersuchung zur Unterstützung der Rechnungseingangsverarbeitung mit Integration Saperion und SAP durchgeführt werden. Diese PEP-Aktivität baut auf Erfahrungen im Rechnungsworkflow auf, erweitert aber den Funktionsumfang beträchtlich. So sollen z.B. der Rechnungssteller und die Rechnungsbeträge automatisch aus den Dokumenten ausgelesen und in die Workflow-Dokumente eingetragen werden. Ebenfalls denkbar ist die Auswahl der zuständigen Sachbearbeiter für die je nach Rechnung unterschiedlichen Arbeitsschritte.

Unabhängig davon ermöglicht die heutige Lösung schon eine erhebliche Beschleunigung und qualitative Verbesserung des Arbeitsablaufs. Für fachliche Fragen können Sie sich an die Servicegruppe Finanzen (Rainer Masthoff) wenden.

Fragen oder Interesse?

Wie bei vielen vom KRZN bereit gestellten Workflow-Anwendungen sind individuelle Anpassungen der Arbeitsschritte und Masken möglich. Bei Fragen zur Anwendung, zur Installation oder zur individuellen örtlichen Konfiguration wenden Sie sich bitte an die Kollegen der DMS-Beratung (Bernd Schirpenbach, Joachim Reichert). Hier bekommen Sie bei Interesse auch eine umfangreiche Anwendungsdokumentation.

Die Verfasserin steht ebenfalls gerne für Rückfragen zur Verfügung.

Autor: Beate Scholten
Kategorien: eGovernment-Suite, Workflow - Tags: Beispiel, eSuite, Rechnung, VIA, Workflows — 08.08.2012 um 7.51 Uhr