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VPS-Workshop im KRZN am 27.10.2010 – eine Nachlese

Am 27.10.2010 fand im KRZN ein Workshop zum Thema Virtuelle Poststelle für lokale Administratoren statt. 24 Teilnehmer folgten der Einladung des KRZN und lauschten den interessanten Ausführungen des Referenten Herrn Hoffmann von der fa. procilon.

Nachdem im Zuge der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie zum Zwecke der elektronischen Verfahrensabwicklung von den meisten Verwaltungen im Verbandsgebiet eine Virtuelle Poststelle eingerichtet worden ist, ergaben sich aufgrund des fortgeschrittenen Praxisbetriebes neue Fragestellungen, die neben technischer Details vor allem die Themenbereiche Schlüsselmanagement, rechtliche Rahmenbedingungen und Archivierung betrafen: Was ist der Unterschied zwischen einer abgesonderten und einer eingebetteten Signatur? Wie ist es rechtlich zu bewerten, wenn ein Sachbearbeiter einen Bescheid mit einer personenbezogenen Signaturkarte unterschreibt? Wann müssen signierte Dateien archiviert werden und wie verhält es sich mit dem sog. „Nachsignieren“? etc.

Großen Diskussionsbedarf gab es auch bei der organisatorischen Umsetzung der technischen Vorgaben: Die Aufbewahrung und Verwaltung der beschafften Signaturkarten und PIN-Briefe wird beispielsweise in den Verwaltungen sehr unterschiedlich gehandhabt.
Ein besonderes Schmankerl war die Vorstellung der VPS aus der ProGOV-Suite, die den Funktionsumfang des Julia-Mailoffice in wesentlichen Punkten erweitert: So ist es hier möglich, einen sich automatisiert aktualisierenden Pool von Ausstellerzertifikate mit wenigen Handgriffen auf alle Mandanten zu übertragen. Möglich wurde dies durch die stapelweise Verarbeitung von Zertifikaten, die mit der Benutzeroberfläche von Julia Mailoffice bislang nicht möglich war. Auch die wenig komfortable WebMailer-Funktion wurde in ProGOV-VPS durch eine Governikus-basierte Kommunikationskomponente ersetzt, die es den Bürgern gestattet, eigenständig Postfächer einzurichten und der Verwaltung zu rechtsverbindlichen Zustellungsprotokollen (über OSCI) verhilft.

Beim Thema Archivierung und „Übersignierung“ wurde von den Teilnehmern schneller Handlungsbedarf gesehen, um auch hier in Zukunft rechtlich sauber agieren zu können. Erste Aktivitäten wurden seitens des KRZN bereits in die Wege geleitet. Die Umsetzung soll noch in 2010 erfolgen. Ferner wurde der Wunsch geäußert, einen regelmäßigen Austausch zum Thema VPS zu institutionalisieren – ggf. über die Einbindung des Themas in den FAK eGovernmentSuite oder eine Revitalisierung der gemischten Arbeitsgruppe VPS.

Die Veranstaltung wurde von den Teilnehmern als sehr informativ und hilfreich empfunden. Für viele hat sich damit ein Stück weit „der Nebel gelichtet“, den dieses sehr komplexe Thema noch immer umgibt.

Autor: Lars van der Grinten
Kategorien: VPS - Tags: digitale Signatur, E-Mail, elektronische Signatur, Mail, Veranstaltung, Verschlüsselung, Virtuelle Poststelle, VPS, Workshop — 09.11.2010 um 16.34 Uhr